Lettre n°6

Editorial

Didier Grange, Président du comité directeur du PIAF

PIAF et Stage Technique International des archives (STIA) : un rapprochement et un défi

Parmi les projets qui ont mobilisé notre équipe ces derniers mois, j’aimerais mettre en lumière le rapprochement entre le PIAF et le STIA (Stage Technique International des archives).

Pour les personnes qui ne sont pas familières avec le STIA, rappelons que ce stage a été créé en 1951 par Charles Braibant, alors Directeur des Archives de France (1948 et 1959) et Président du Conseil international des Archives (ICA). Chaque année depuis lors, une quarantaine de stagiaires de différents pays se rendent à Paris pour partager leur expérience, compléter leur bagage et échanger entre eux et avec leurs homologues français. Aussi, ce sont des centaines de stagiaires qui ont bénéficié de cette possibilité au fil des ans. Un passage au stage marque. C’est un moment déterminant dans une carrière professionnelle. Les anciens stagiaires parlent en général avec enthousiasme et émotion de leur expérience parisienne. Au-delà des bénéfices professionnels, bien souvent, le stage a permis de créer de solides amitiés et contribué à la mise sur pied d’un vaste réseau international. Bref, le STIA est un élément incontournable du paysage archivistique mondial et ceci depuis une soixantaine d’années.

Mais, rien n’est immuable : le monde change, la profession évolue et les besoins se diversifient. La formule devait immanquablement être modifiée. Ceci d’autant plus que la durée du stage est maintenant réduite à cinq semaines (alors qu’elle était de trois mois il y a encore quelques années). Ce laps de temps ne permet plus d’aborder l’ensemble des thèmes de la même manière que par le passé. Certains se plaignent de ce changement, mais force est de constater qu’il faut s’adapter à cette nouvelle situation. Dès lors, le moment de faire évoluer le stage était venu.

Mais comment s’insère le PIAF dans ce travail de réflexion ? Des échanges ont eu lieu l’année dernière entre les dirigeants de l’AIAF (Association internationale des Archives Francophones) et M. Hervé Lemoine, le Directeur des Archives, et son équipe par rapport à la possibilité d’un rapprochement entre le STIA et le PIAF. M. Lemoine et ses collaborateurs avaient entamé des réflexions sur le STIA et son devenir il y a quelques temps déjà. M. Lemoine a eu l’occasion de voir de plus près le PIAF et de le pratiquer lors de la seconde Semaine internationale des Archives Francophones, tenue à Hanoï au mois de novembre dernier. Si le principe du rapprochement a très vite été accepté, restait la question du « comment ». En effet, comment concrétiser ce rapprochement ? Suite à des différents échanges et réunions, une délégation du Comité de pilotage du PIAF s’est rendue à Paris les 7 et 8 juin dernier, à l’invitation de nos homologues français, pour travailler avec nos confrères sur cette question. Après deux journées de discussions, de réflexions et de débats, sous la houlette de Jean-Pierre Defrance, le responsable du département de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines, des principes généraux ont été proposés et une tentative de schéma général a été jetée sur le papier.

En ce qui concerne les principes généraux, certains points concernent directement le PIAF :

  • les prochains stagiaires du STIA devront connaître le PIAF avant de se rendre à Paris pour effectuer leur stage,
  • l'espace e-professionnel du PIAF sera utilisé tout au long du stage -et une fois celui-ci fini, dans le cadre de la création d’un réseau des participants au stage,
  • le découpage des modules du stage reprendra en partie celui du PIAF,
  • Ibrahima Lo, notre collègue de l’EBAD (Dakar), sera responsable du module d'introduction (les fondamentaux) et du module conclusif,
  • Caroline Becker et Anne-Marie Bruleaux, respectivement notre responsable web et notre responsable du volet e-pro, seront parties prenantes du nouveau stage et des projets liés à l’espace collaboratif.

Quant au programme général, il a fait l’objet d’intenses échanges. Finalement, un découpage provisoire par grands modules a été retenu. Des choix ont dû être faits : le temps imparti, et l’approche généraliste réclamée, ne rendent pas possible le traitement de tous les sujets qui avaient été listés lors d’un premier tour de table et encore moins le traitement de tous les sujets qui pourraient constituer un programme complet en archivistique. Le premier jet du futur programme devra encore être affiné dans les mois qui viennent. Une partie de cette tâche reviendra aux responsables des différents modules retenus, au nombre de cinq. Ils auront aussi à cœur de répondre à une autre demande formulée par les anciens stagiaires : pouvoir participer à des ateliers, travailler sur des cas concrets, réaliser des exercices. En un mot, mettre l’accent sur la pratique. Sans oublier que l’approche devra être résolument comparatiste.

Il est certain que l’utilisation du PIAF dans le cadre du stage amènera à terme une évolution du contenu des différents volets du portail et en particulier du volet « Se former ». On peut compter sur les futurs stagiaires pour nous faire part de leurs remarques, critiques et suggestions. Peut-être certains d’entre eux deviendront-ils dans l’avenir des contributeurs du PIAF. C’est ce que nous souhaitons, car, comme mentionné à diverses occasions, nous cherchons à diversifier les exemples et les approches.

Quant à l’espace e-professionnel, il devrait être dynamisé par le travail des stagiaires, que ce soit dans le cadre de leurs travaux personnels ou par le biais de leurs travaux de groupes. Ils devraient également recourir à cet espace pour leurs échanges et pour la réalisation de leur portefeuille professionnel dans lequel ils mettront leur profil et leurs réalisations. Le potentiel est bien présent mais pour le moment « e-pro » n’est que trop peu utilisé. Nous en sommes conscients et nous souhaitons voir cet espace collaboratif prendre son essor. Le STIA pourrait avoir cet effet si les stagiaires s’approprient l’instrument et la philosophie du travail collaboratif. Gageons que les nouvelles générations, beaucoup plus rompues que les anciennes – à laquelle j’appartiens- à ces outils, feront le pas avec aisance et énergie, et apporteront leur pierre à la construction du PIAF.

Au-delà du fond et de la forme même de ce projet, ce rapprochement est un signe de reconnaissance pour la qualité du PIAF et pour tout le travail accompli par les équipes du portail, depuis son lancement. Le PIAF, fortement soutenu par le Service Interministériel des Archives de France, soulignons-le, trouve dans ce rapprochement une autre vocation et peut-être à terme un nouveau souffle. En résumé, cette collaboration entre PIAF et STIA, initiée l’année dernière, est pleine de promesse(s). Toutefois, elle représente également un défi. Tout changement comporte des risques. Les mois qui viennent permettront d’affiner les choses et de préparer le terrain pour que la première édition du STIA « nouvelle formule » soit un succès et qu’elle réponde au mieux aux attentes formulées par les uns et par les autres. A suivre donc…

Je profite de cette occasion pour rappeler que l’équipe du PIAF se tient à disposition pour toute initiative en matière de formation qui pourrait se baser – en partie ou totalement- sur le Portail.

Dernières nouvelles du PIAF…

Réunion du comité de pilotage du PIAF à Paris (12-13 janvier 2012)

Nous avons été accueillis aux Archives Nationales, à Paris, par Monsieur Hervé Lemoine, directeur du Service Interministériel des Archives de France. Nous y avons tenu notre réunion annuelle.

Plusieurs points concernant nos bilans et nos perspectives futures ont été abordés durant ces deux journées.

Pour ce qui est du bilan, nous nous sommes essentiellement penchés sur les retombées extrêmement positives de la SIAF2 à Hanoï (novembre 2012). Il n’est point besoin d’y revenir, c’était l’objet du Cri du PIAF n°5 que vous avez reçu en mars dernier.

Lors de cette réunion,à Paris, nous avons procédé à une réorganisation et à un renouvellement du comité directeur du PIAF. En effet, l’Association Internationales des Archives Francophones (AIAF) qui finance le PIAF, va être amenée à soutenir d’autres projets. Pour plus de clarté et de simplicité, il a donc été crée une distinction nette entre l’équipe de l’AIAF d’une part et l’équipes du PIAF d’autre part. Si cette distinction existait partiellement de fait, elle n’avait jamais été établie de manière formelle.

Figurent désormais à la tête de l’AIAF : Claude de Moreau (président), Normand Charbonneau, Hedi Jellab, Jean-Wilfrid Bertrand et Ibrahima Lo.

Figurent au comité de pilotage du PIAF : Didier Grange, Marcel Caya, Anne Marie Bruleaux, Ibrahima Lo, ainsi que de nouveaux collaborateurs, Maryem Houidi, Jean Baptiste Auzel, Hélène Cadieux, Basma Makhlouf Shabou. Vous trouverez leur présentation dans l’article qui suit.

Notre ambition de colorer les contenus du PIAF, c’est à dire de refléter par des exemples ou des paragraphes de cours toutes les pratiques archivistiques du monde francophone, reste une priorité. Nous comptons beaucoup sur l’arrivée des nouveaux membres au comité de pilotage. Nous comptons aussi et toujours sur votre participation active !

Les nouveaux venus au comité de pilotage PIAF

Nous souhaitons la bienvenue une fois encore aux 4 archivistes qui viennent de se joindre à l’équipe PIAF !

Maryem Houidi Selmi est responsable de la gestion des documents administratifs des archives judiciaires en Tunisie depuis 2007. Elle est également enseignante à l'Université de La Manouba depuis 2005 et a suivi plusieurs formations, au cours de sa carrière, relatives à la gestion des archives électroniques.

Madame Maryem Houidi Selmi est titulaire d'une maitrise en droit privé et d'un diplôme des études supérieures spécialisées en gestion des documents et des archives.

Hélène Cadieux est détentrice d’une maîtrise en histoire. Elle a travaillé à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BANQ) de 1989 à 2006. D’abord responsable du Centre d’archives de l’Outaouais, à Gatineau, elle est directrice à la Direction du conseil et de l’action régionale depuis 2007. À ce titre, elle est notamment responsable des programmes d’aide financière de BANQ et des équipes qui conseillent les organismes publics du secteur municipal et des réseaux de la santé et de l’éducation assujettis à la Loi sur les archives.

Jean-Baptiste Auzel est diplomé de l'Ecole des chartes (1997), il a soutenu une thèse sur "Le général de Bourmont" et est spécialiste de l'histoire du Premier Empire et de la Restauration en France. Officier de réserve au Service historique de l'armée de terre, il s'est occupé du classement des archives de renseignements militaires sur la décolonisation en Afrique noire. Diplomé de l' INP en 1999, il est nommé directeur adjoint des Archives départementales de l'Oise. A partir de 2002, il est responsable à la section XIXème siècle aux Archives Nationales et en particulier des archives des souverains de Napoléon Ier à Louis Philippe. En 2010, il est nommé chef de bureau de la sous-direction de l'accès aux archives et de la coordination du réseau aux Archives de France. Il a rejoint le comité de pilotage du PIAF en 2012.

Basma Makhlouf Shabou est professeure d’archivistique à la Haute école de gestion de Genève dans la filière Information documentaire depuis septembre 2010. Elle a également enseigné dans d’autres écoles et universités dans le cadre de programmes archivistiques (l’Institut Supérieur de Documentation de l'Université de La Manouba (2002-2003), l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal (2005-2010, EBSI-UdeM)). Elle a débuté sa carrière en tant qu’administrateur conseiller en gestion de documents administratifs et archives publiques au sein des Archives nationales de Tunisie (1999-2003). Elle y a notamment participé activement à la conception et à la mise en application du programme national de la gestion des documents publics au sein du gouvernement tunisien. Pendant ses études doctorales à l’EBSI, elle a contribué à plusieurs projets de recherche. Ses travaux de recherche en archivistique, ainsi que ses conférences et ses publications portent essentiellement sur l’évaluation des archives, les dimensions de qualités des archives et également sur l’accessibilité au données publiques.

Basma Makhlouf Shabou détient une Maîtrise en études sociales (1997), un troisième cycle en gestion des documents administratifs et des archives publiques (2000), et enfin un Ph.D. en Sciences de l’information (2011,http://hdl.handle.net/1866/4955).

Le PIAF au STIA 2012

Grande nouveauté cette année au Stage Technique International des Archives : une journée entière a été consacrée dans le programme à la présentation du PIAF.

Après une rapide présentation du Portail, que certains connaissaient remarquablement bien, les stagiaires se sont exercés au travail collaboratif et à l’utilisation du réseau social professionnel de notre volet E Pro (création d’un profil, mode de publication etc…).

Les collègues archivistes du stage ont également accepté avec enthousiasme de collaborer à un journal de bord du STIA, publié sur le PIAF. Chacun ou presque a édité sur le Portail un compte rendu des interventions, visites et ateliers, jour par jour. Ces contributions se sont révélées être d’une grande qualité ! Je les en remercie !

Ces comptes rendus étaient très attendus par les internautes du PIAF qui avaient déjà participé au stage ou qui n’avaient pas encore eu la chance d’être sélectionnés.

A l’issue de cette journée, les stagiaires se sont exprimés à tour de rôle sur la journée qu’ils venaient de passer et les améliorations qu’ils souhaiteraient trouver sur le Portail.

Tous ont manifesté leur intérêt pour le PIAF. D’ailleurs, un grand nombre d’entre eux connaissait déjà très bien l’outil qu’ils utilisent régulièrement comme support pédagogique ou complément de formation. 

Ils ont regretté toutefois que le temps consacré au Portail ne soit pas plus important. Deux journées leur auraient parues plus appropriées et leur auraient permis de faire plus de manipulations/ d’exercices pratiques. Les stagiaires ont enfin émis le souhait que la rubrique « Actualités » du PIAF soit plus fournie et renouvelée plus souvent ! Je ne saurais donc trop vous encourager, chers piaffeurs, à envoyer dans le formulaire prévu à cet effet sur la page d’accueil des brèves d’actualité sur ce qui se passe dans vos institutions d’archives ou dans votre pays ! Pour combler cette lacune, les Archiveilleurs se sont également proposé de publier leur tribune sur le PIAF. Cette nouveauté va être mise en place sans tarder !

 

C’était donc une belle journée, riche en rencontres et en discussions. Elle nous a permis de nouer des liens durables avec des collègues francophones du monde entier (33 stagiaires représentant 19 pays).

Le PIAF à Brisbane (Conseil International des Archives, 2012)

Dans son allocution intitulée « Une nouvelle organisation pour les services publics d’archives en France », Monsieur Hervé Lemoine a rappelé que la francophonie était un enjeu majeur pour l’action internationale des archives de France et a cité, à titre d’exemple, le PIAF.

« La francophonie est utilisée comme un vecteur qui facilite la diffusion de notre pratique et de nos principes professionnels. Créé par l’Association internationale des archivistes francophone, le PIAF, portail international des archivistes francophones, permet la formation et l’échange d’informations entre archivistes de langue française à travers le monde. »

Pour consulter l’intégralité de ce texte, rendez vous ici.

Regard vers une institution membre de l’AIAF…

La sous direction de gestion des documents et des archives du Ministère de la Justice en Tunisie

Présentation :

Par décret du 10 décembre 2010, l'organe administratif de gestion des documents administratifs et des archives est une sous direction gestion qui comprend deux services :

  • Le service des archives courantes.
  • Le service des archives intermédiaires.

Sous la tutelle de l'inspection générale qui exerce sous l'autorité directe du ministre de la justice, une mission d'inspection sur l'ensemble des juridictions et sur tous les services et les établissements relevant du ministère à l'exception de la cour de cassation.

Les missions :

La sous direction de gestion des document et des  archives anime, oriente, évalue et exerce le contrôle technique de toute action en matière d'archives à des fins administratives, civiques et culturelles.

Partenariat :

Les Archives Nationales (ANT) est un partenaire indispensable pour la sous direction de gestion des archives et de la documentation. En effet le ministère de la justice est un leader en matière de versement des archives définitives à aspect historique ainsi qu'en matière de coordination et d'application du programme national de gestion des archives publiques.

Les ressources humaines :

Dans le cadre de recrutement périodique des spécialistes en gestion des documents et des archives, le ministère de la justice présente actuellement 123 spécialistes placés dans les différentes juridictions sur le territoire tunisien dont :

Grade

Nombre

Gestionnaire conseillé

02

Gestionnaire

23

Gestionnaire adjoint

98

Nbr total

123

Statistiques (1er janvier-31 août 2012)

Les statistiques de fréquentation du PIAF sont très stables par rapport à ce que nous avons connu les années précédentes : 35 570 visiteurs différents, 55 592 visites en tout, 252 000 pages vues, une durée de connexion moyenne de plus de 4 minutes, 12% des internautes se connectent plus de 10 minutes (nette progression).

Les statistiques fournies par Google Analytics permettent également d’établir une nouveauté : le développement de la consultation du PIAF via smartphones ou tablettes numériques (1,2%).

Enfin le classement des pays par zones de connexion géographiques a changé.

La France et le Canada restent en tête suivis du Maroc, de la Côte d’Ivoire, de la Belgique, de l’Algérie, du Sénégal, du Cameroun, de la Tunisie et de la Suisse. Une remontée en flèche de la place de l’Afrique dans les statistiques de consultation !

Merci à tous ceux qui utilisent et qui financent le PIAF !

Caroline Becker, webmestre du PIAF

Comment adhérer et contribuer ?

  • par vos contributions aux différents modulesSi vous souhaitez apporter des contributions au Portail ou faire part d’informations qui vous paraissent importantes, vous pouvez remplir les formulaires dédiés à cet effet sur la page d’accueil du portail. N’hésitez pas !
  • par votre aide financière (adhésion à l’ AIAF). Votre adhésion à l’Association Internationale des Archivistes Francophones permettra d’assurer la pérennité du Portail ! Pour cotiser, rendez vous auhttp://www.aiaf.org/adhesion.htm
  • en vous inscrivant à un groupe de travail sur un thème donné dans l’espace « E-Professionnel ». Vous pouvez contacter le webmestre Caroline Becker pour prendre connaissance des travaux en cours et vous inscrire.

Portail international archivistique francophone - © aiaf
Comité de pilotage : Didier Grange; Marcel Caya; Ibrahima Lo; Anne-Marie Bruleaux; Elisabeth Gautier Desvaux; Basma Shabou Makhlouf ; Maryem Houidi ; Hélène Cadieux ; Jean-Baptiste Auzel; Mathieu Stoll. Publication : Caroline Becker. Maquette : Eric Ferrante