Plan du cours n° 3 : Gestion et traitement

  • Module 5 : Gestion et traitement des archives courantes et intermédiaires (module en cours de rédaction)

  • Module 6 : Traitement des archives définitive

    • Section 1- Traitement des archives définitives
      1. Introduction
      1.1 : Les archives définitives, pourquoi ?
      1.2 : Les archives définitives : définitions
      1.3 : Les archives définitives : spécificités
      1.4 : Les archives définitives : un traitement nécessaire
      Introduction
      1.4.1 : Des traitements différents pour des situations différentes
      1.4.2 : Les principales étapes du traitement
      1.4.3 : Le plan de traitement
      Conclusion
      2. Reconnaître les archives définitives
      Introduction
      2.1 : Les archives définitives en image
      2.2 : Distinguer archives publiques et archives privées
      Introduction
      2.2.1 : Archives publiques
      2.2.2 : Archives privées
      2.3 : Diversité des documents d’archives définitives
      2.4 : Diversité des services et des institutions d’archives
      2.5 : Besoin d’un mandat et d’une définition de sa sphère d’activité
      2.6 : Les étapes du traitement des archives
      2.7 : Évaluer les archives définitives
    • Section 2-Collecte (ou accroissement)
      1. Politique de collecte
      2. Diversité des procédures d’entrée
      Introduction
      2.1. Versement provenant d’un service d’archives intermédiaires
      2.2.Les méthodes directes d’entrée
      Introduction
      2.2.1. Versement direct
      2.2.2. Don, legs et dation
      2.2.3. Achat
      2.2.4. Dépôt
      2.2.5. Copie
      2.2.6. Autres méthodes
      3. Préparation à l’entrée du centre des archives définitives
      Introduction
      3.1. Les outils de contrôle des entrées
      Introduction
      3.1.1. Le registre des entrées
      3.1.2. Le bordereau de versement
      3.2. Des procédures adaptées à divers types d’entrées
      Introduction
      3.2.1. Versements provenant d’un service d’archives intermédiaires
      3.2.2. Versements directs du service producteur
      3.2.3. Archives privées
      4. La prospection
    • Section 3- Tri archivistique
      1. Définir le tri archivistique
      Introduction
      1.1. Le tri archivistique dans un contexte de gestion des documents
      1.2. Versement direct du service producteur
      1.3. Archives privées
      2. Préparer le tri
      Introduction
      2.1. Analyser l’ensemble des documents
      2.2. Déterminer les valeurs
      Introduction
      2.2.1 Les valeurs directes des archives
      2.2.2. Les valeurs indirectes des documents
      2.3. Établir les critères de tri
      Introduction
      2.3.1. Quels types de documents garder ? Quels types de documents éliminer ?
      2.3.2. Définition de critères selon les contenus des documents
      2.4. Choisir les méthodes de tri
      Introduction
      2.4.1. La sélection
      2.4.2. Approche fonctionnelle
      2.4.3. Échantillonnage
      2.5. Tri périodique
      Conclusion
    • Section 4- Classement et cotation des archives définitives
      Introduction
      1. Définition du classement archiviste
      1.2. Relation entre le classement et la description
      1.3. Programmer les classements
      2. Première étape : Identifier et circonscrire le fonds
      Introduction
      2.1. Respecter la provenance
      2.1.1. Reconnaître le niveau du fonds
      2.1.2. Modification des compétences ou des attributions
      2.1.3. Reconstituer les fonds mélangés par erreur
      2.2. Respecter l’intégrité du fonds
      2.3. Respecter l’ordre originel
      2.3.1. Le sous fonds
      2.3.2. La série organique
      2.3.3. La sous série
      2.3.4. Le dossier
      2.3.5. La pièce
      2.4. Difficultés
      3. Deuxième étape : attribuer au fonds une place dans le cadre de classement en vigueur
      4. Troisième étape : s’informer sur le contexte de production et la structure du fonds
      Introduction
      4.1. S’informer sur le contexte de production d’un fonds
      Introduction
      4.1.1. La norme ISAAR (CPF)
      4.1.2. Exercice
      4.2. S’informer sur la structure d’un fonds
      5. Quatrième étape : élaborer le plan de classement du fonds
      Introduction
      5.1. Identifier les subdivisions du fonds
      5.2. Ordonner les subdivisions du fonds les unes par rapport aux autres
      5.3. Cas particuliers
      Introduction
      5.3.1. Le fonds est en ordre
      5.3.2. Le fonds a été partiellement déclassé
      5.3.3. Le fonds est en vrac
      6. Cinquième étape : coter et ranger le fonds
      Introduction
      6.1. Constituer les unités de conditionnement
      6.2. Coter matériellement le fonds
      6.3. Identifier les besoins en matière de conservation
      7. Exemple : Etapes du classement d’un fonds d’architecte
      Introduction
      7.1. Première étape : identifier et circonscrire un fonds
      7.2. Deuxième étape : attribuer au fonds une place dans le cadre de classement en vigueur
      7.3. Troisième étape : s’informer sur le producteur et la structure des fonds
      7.4. Quatrième étape (exercice) : élaborer le plan de classement du fonds
      Introduction
      7.4.1. Énoncé et corrigé de l’exercice
      7.4.2. Commentaire
      7.5. Cinquième étape : coter et ranger les fonds
      8. Conclusion
      9. Évaluation des connaissances
      Introduction
      9.1. Exercice 1
      9.2. Exercice 2
      9.3. Exercice 3

    • Section 5 – Description archivistique
      Introduction
      1.1. Description et instruments de recherche
      1.2. Description à plusieurs niveaux
      2. Première étape : niveau de description, différents instruments de recherche
      Introduction
      2.1. Instruments de recherche synthétiques
      2.1.1. Description au niveau du fonds ou du sous fonds : l’état des fonds
      2.1.2. Description au niveau de la série organique : l’état sommaire et l’état des versements
      2.1.3. Guides de(s) sources de recherche
      2.1.4. Structure d’un instrument de recherche synthétique
      2.2. Instruments de recherche analytiques
      2.2.1. Description au niveau de la pièce : inventaire et catalogue
      2.2.2. Description jusqu’au niveau du dossier : le répertoire
      2.2.3. Structure d’un instrument de recherche analytique
      3. Deuxième étape : rédiger une notice descriptive
      Introduction
      3.1 : Mettre en valeur l’unité et la cohérence des unités de description
      Introduction
      3.1.1. Importance des typologies documentaires
      3.1.2. Présentation des cotes
      3.1.3. Présentation des dates
      3.2. Mettre en valeur le système de classement adopté
      3.3 : Refléter la structure de l’unité décrite et la hiérarchie de ses divisions
      3.3.1. Séparer deux éléments de différents niveaux
      3.3.2. Séparer des éléments de même niveau
      3.3.3. Préciser un élément et séparer des données
      3.4. Fournir une information caractéristique de chaque unité décrite
      3.5. Adopter une description à plusieurs niveaux
      4. Troisième étape : rédiger le corps de l’instrument de recherche
      5. Évaluation des connaissances
      Introduction
      5.1. Exercice 1
      5.2. Exercice 2
    • Section 6- Description contextuelle
      Introduction
      1.1. La description du producteur par la notice d’autorité archivistique
      1.2. L’élaboration de la notice d’autorité
      2. Première étape : identifier de manière unique le producteur
      Introduction
      2.1. Donner le type d’entrée
      2.2. Donner la (les) forme(s) autorisée(s) du nom
      Introduction
      2.2.1. Le nom de collectivité ou de personne morale
      2.2.2. Le nom de personne ou nom de famille
      2.3. Indiquer les formes parallèles du nom.
      2.4. Donner les formes du nom normalisées selon d’autres conventions
      2.5. Donner les autres formes du nom
      2.6. Fournir le numéro d’immatriculation des collectivités
      3. Deuxième étape : Informer sur les nature, contexte, activité du producteur.
      Introduction
      3.1. Histoire
      3.2. Lieux (géographiques)
      3.3. Statut juridique (pour une collectivité)
      3.4. Fonction et activités
      3.5. Textes de référence
      3.6. Organisation interne (organisme)/généalogie (famille)
      4. Troisième étape : mentionner et décrire les relations avec d’autres producteurs.
      5. Quatrième étape : contrôler la description
      6. Cinquième étape : Relier la notice d’autorité a la description de documents d’archive.
      7. Les prolongements de la description contextuelle : décrire les fonctions des producteurs d’archives.
      Introduction
      7.1. Pourquoi décrire les fonctions des producteurs d’archives ?
      7.2. Que ce qu’une fonction ?
      7.3. Comment élaborer des descriptions de fonctions ?
      Introduction
      7.3.1. Comment créer des points d’accès normalisés ?
      7.3.2. Comment décrire des fonctions ?
      7.3.3. Comment relier des descriptions de fonctions a des notices d’autorité décrivant des producteurs et aux descriptions des documents d’archives ?
      8. les prolongements de la description contextuelle : Décrire les institutions de conservation des archives.
      Introduction
      8.1. Pourquoi décrire les institutions de conservation des archives ?
      8.2. Comment décrire les institutions de conservation des archives ?
      Introduction
      8.2.1. Pourquoi des identifiants d’institutions de conservation ?
      8.2.2. Comment relier des notices d’autorité décrivant des détenteurs et des producteurs d’archives ?
      8.2.3. Comment relier des notices d’autorité décrivant des détenteurs d’archives et des descriptions de documents d’archives ?
      9. Pour aller plus loin : Vers un modèle contextuel de données ?
      10. Évaluation des connaissances
      Introduction
      10.1. Exercice 1
      10.2. Exercice 2
    • Section 7 : Indexation
      1. Introduction
      1.1. Qu’est ce que l’indexation ?
      Introduction
      1.1.1. L’indexation en archivistique.
      1.1.2. Un outil pour certains instruments de recherche
      1.2. Indexation automatique et indexation manuelle.
      1.3. Le processus d’indexation
      2. Choisir le vocabulaire et la méthode d’indexation
      Introduction
      2.1. Principes
      Introduction
      2.1.1. Diminution des formes existantes
      2.1.2. Réduction des ambiguïtés du vocabulaire
      2.1.3. Sélection du vocabulaire
      2.2. L’indexation libre
      2.3. Renvois et tableau méthodique
      Introduction
      2.3.1. Les renvois
      2.3.2. Le tableau méthodique
      2.4. L’indexation contrôlée : thésaurus et listes d’autorité
      Introduction
      2.4.1. Le thésaurus
      2.4.2. Les listes d’autorité
      3. Choisir le niveau d’indexation
      Introduction
      3.1. Les noms propres
      Introduction
      3.1.1. Un principe
      3.1.2. Un problème de cohérence
      3.2. Les noms propres
      Introduction
      3.2.1. Les noms géographiques
      Introduction
      3.2.1.1. À quel niveau indexer ?
      3.2.1.2. Des noms a ne pas prendre en compte
      3.2.1.3. L’absence des noms de lieu pertinents.
      3.2.2. Les noms de personnage
      Introduction
      3.2.2.1. Dans les archives modernes et contemporaines (postérieures a 1800)
      3.2.2.2. Dans les archives anciennes
      3.2.3. Les autres noms propres
      4. Mettre en forme matériellement un fichier
      Introduction
      4.1. La rédaction d’une fiche manuelle
      4.2. Le rangement des fiches
      4.3. L’intégration dans une base de données
      5. Conclusion
      6. Évaluation des connaissances
      Introduction
      6.1. Exercice 1
      6.2. Exercice 2
    • Section 8 : Publication électronique des instruments de recherche
      Introduction
      1.1. Des principes identiques
      1.2. Des modalités différentes
      2. Quelle(s) solutions technologique(s) pour quel(s) usage(s) ?
      Introduction
      2.1. Les instruments de recherche électroniques non structurés
      2.2. Les instruments de recherche électroniques structurés
      3. Outils électroniques traditionnels
      Introduction
      3.1. Les instruments de recherche électroniques non structurés
      3.2. Bases de données
      4. Langages de balisage
      Introduction
      4.1. Le substrat technique
      4.2. La DTD EAD
      Introduction
      4.2.1. Structure de la DTD EAD
      4.2.2.Caractéristiques principales
      4.2.3. Éléments de l'EAD
      4.2.4. ISAD(G) et EAD
      4.2.5. Exercice
      4.2.6. L'EAD et l'indexation à niveaux
      4.3. La DTD EAC
      4.4. La mise en œuvre de l'EAD et de l'EAC
      Introduction
      4.4.1. Stratégies de production : comment faire de l'EAD?
      4.4.2. Les outils de production
      4.4.3. Stratégies de publication et de recherche : comment utiliser de l'EAD ?
      4.4.4. Les outils de gestion et de publication
      4.4.5. Un investissement non négligeable mais qui en vaut la peine
      5. Évaluation des connaissances
      Introduction
      5.1. Exercice 1
      5.2. Exercice 2
  • Module 7 : Gestion et archivage des documents numériques

    • Section 1 : Introduction générale
      1. Archivage numérique et archivistique
      2. Introduction rapide aux questions fondamentales
      3. Solutions applicables et travaux de recherche

    • Section 2 : Transition inéluctable vers le numérique
      1.
      2. Montée du tout numérique
      2.1. Déferlement dans tous les domaines
      2.2. Des avantages considérables
      2.3. Mais une grande vulnérabilité par rapport au temps
    • Section 3 : Multiples visages du document numérique
      1. Objet de la section
      2. Notions de base sur le document numérique
      3. L'ordinateur et ses composants
      4. Analogique et numérique
      5. Les différents types de document numérique
      6. Le document numérique dans l'ordinateur
      7. Le document numérique voyage
      8. La compression des données
      9. Les principaux problèmes à résoudre pour l'archivage numérique
      Questions générales sur le numérique : vrai ou faux
    • Section 4 : Normes et standards pour l'archivage numérique
      1. Objectif de la session
      2. Distinction entre norme et standard
      3. Les organisations de normalisation et de standardisation
      4. Du standard à la norme
      5. Quelques considérations importantes sur l'usage des normes et des standards
      6. Les normes et standards utilisés pour l'archivage numérique
      Questions : NORMES ET STANDARDS POUR L'ARCHIVAGE NUMERIQUE
    • Section 5 : Modèle de référence OAIS et normes associées
      1. Objet de la section
      2. Premiers éléments
      3. Le modèle d'information
      4. Le modèle fonctionnel
      5. Impact du modèle OAIS
      6. Interface Producteur-Archive
      7. Norme Afnor NF Z 42-013
      8. Certification des Archives numériques
      Exercices
    • Section 6 : Supports d'enregistrement et stratégies de stockage
      1. Objet de la section
      2. Supports d'enregistrement et équipements de lecture et écriture
      Introduction
      2.1 : Enregistrement numérique et dégradation au cours du temps
      2.2 Technologies existantes
      2.3 Comment parer au manque de fiabilité des supports et de moyens de lecture ?
      2.4. Obsolescence technologique
      2.5. Critères pour le choix d'un support de conservation
      2.6. Conditions de stockage à respecter
      2.7. Contrôle des supports en vue de déclencher des opérations de migration
      3. Stratégies de stockage
      Introduction
      3.1. Entité « Stockage » du modèle OAIS
      3.2. Abstraction de la plate-forme matérielle
      3.3. Modes de stockage et hiérarchie de stockage
      3.4. Classes de service
      4. Politiques de stockage
      Introduction
      4.1. Mise en œuvre interne
      4.2. Mutualisation
      4.3. Externalisation (tiers archiveurs)
      Chapitre 5. Quelques cas d'école
      Introduction
      5.1. Une petite Archive (100 Go)
      5.2. Une Archive de taille moyenne
      5.3. Une grande Archive (500 To ou plus)
    • Section 7 : Formats de représentation de l'information
      1. Objet de la section
      2. Éléments de terminologie
      3. Retour sur le codage
      4. Quels critères pour évaluer les formats ?
      5. Tour d'horizon des formats de données
      6. Ce fichier est-il au bon format ?
      Questions : FORMATS DE REPRESENTATION DE L'INFORMATION

    • Section 8 : Stratégies de pérennisation
      1. Objet de la section
      2. Stratégies pour la conservation des informations numériques
      3. Stratégie pour la pérennisation du fonctionnement de l'infrastructure d'archivage
      4. Stratégies d'association
    • Section 9: Transition inéluctable vers le numérique
      9.1. Introduction
      9.1.1. Objectifs de cette partie
      9.1.2. Premiers éléments sur les métadonnées
      9.2. Le modèle OAIS et les métadonnées
      9.3. Une typologie des métadonnées
      9.3.1. Le classement des métadonnées
      9.3.2. Plusieurs exemples de formats de métadonnées
      9.3.3. Comment choisir un format de métadonnées ?
      9.4. Les métadonnées descriptives
      9.4.1. Définition
      9.4.2. Un exemple de métadonnées descriptives : le format Dublin Core
      9.5. Les métadonnées techniques
      9.5.1. Définitions
      9.5.2. Informations à rassembler concernant un format
      9.6 Les métadonnées administratives
      Introduction
      9.6.1. Les métadonnées d'identification
      9.6.2. Les métadonnées de provenance et de contexte
      9.6.3. Les métadonnées d'intégrité
      9.6.4. Les métadonnées de droits
      9.6.5. Les métadonnées orientées records management
      9.7. Les métadonnées de structure
      9.7.1. Définitions et exemples de formats de métadonnées de structure
      9.7.2. Un format orienté transfert : le standard d'échange de données pour l'archivage français (SEDA)
      9.8. Conclusion sur les métadonnées
      Conclusion
    • Section 10 : Intégrité, authenticité et preuve
      10.1. Objectifs de cette partie
      10.2. Le nouveau cadre juridique de la preuve en France
      10.3. La mise en place de l'administration électronique

    • Section 11 : Gestion d'un projet d'archivage électronique
      11.1. Objectifs de la partie 11
      11.2. La gestion des risques
      11.3. La maîtrise des coûts
      11.4. L'élaboration d'une politique d'archivage
      11.5. La politique de sécurité à mettre en œuvre

    • Section 12 : Étude de cas
      1. Objet de la section
      Introduction
      2. Contexte mondial
      Introduction
      2.1. International
      2.2. Europe
      3. Expériences en France
      Introduction
      3.1. L'expérience d'un grand organisme scientifique : le Centre national d'études spatiales (CNES)
      3.2. L'expérience des services publics d'archives français
    • Section 13 : Synthèse
      1. Objet de cette section
      2. Avancées constatées durant ces dernières années
      3. Les obstacles restent nombreux
      4. Étapes clés d'un projet d'archivage électronique en quelques ligne