Plan de l'unité "Un autre regard"

  • Module 15 - Gérer les archives courantes : une approche pratique (Fr)
    • Section 1 - Introduction Générale
      1. Pourquoi un autre regard ?
      Trois contextes
      2. Terminologie, concepts et perceptions
      Terminologie
      2.1. Différences entre vocabulaires
      2.2. Quels documents sont concernés ?
      2.3. Pourquoi est-il si difficile de s'impliquer en amont ?
      2.4. Qui fait quoi ?
      2.5. Comment vous situez-vous et que devez-vous faire ?

    • Section 2 - Situation 1 : intervention minimum
      1. Introduction
      Deux démarches
      2. Notions générales
      2.1. Qu'est-ce que le versement ?
      2.2. Quels en sont les avantages ?
      2.3. Que doit-on verser ?
      3. Principes et procédures
      3.1. Comment choisir la date de clôture des dossiers ?
      3.2. Le classement des dossiers
      3.3. La rédaction du bordereau de versement
      3.4. Mise en boîte et étiquetage
      3.5. Les documents hors format et à support spécifique
      3.6. Modalités pratiques d'un versement

    • Section 3 - Fiches pratiques (intervention minimum)
      1. Introduction
      Trois fiches
      2. Fiche 1 : traiter un vrac d'archives en cinq étapes
      2.1. Repérage
      2.2. L'estimation du volume
      2.3. L'identification des dossiers
      2.4. Le classement thématique
      2.5. Le classement
      3. Fiche 2 : calcul du métrage linéaire
      Définition
      4. Fiche 3 : déménager des archives
      4.1. La réflexion préalable
      4.2. La préparation
      4.3. Le déroulement
      4.4. Le bilan et le suivi

    • Section 4 - Situation 2 : intervention médium
      1. Introduction
      Sélectionner les documents
      2. La sélection
      Les éléments à prendre en compte
      2.1. Que peut-on dans tous les cas conserver ?
      2.2. Existe-il des documents éliminables sans réflexion ?
      2.3. Le cas des dossiers sériels
      3. Le tableau d'archivage : élaboration et mise en œuvre
      3.1. L'enquête préalable
      3.2. La préparation et la validation du tableau de tri et de conservation
      3.3. L'application et le suivi des tableaux
      4. La mise en œuvre des éliminations
      Introduction
      4.1. Dans le cadre d'instructions
      4.2. Dans des conditions optimales de sécurité
      4.3. Avec des moyens adaptés

    • Section 5 - Fiches pratiques et étude de cas (intervention médium)
      1. Introduction
      Trois fiches et une étude de cas
      2. Fiche 1 : réaliser un questionnaire d'audit (état des lieux)
      Modèle de questionnaire
      3. Fiche 2 : évaluer les documents d'archives
      3.1. Qu'est-ce que l'évaluation ?
      3.2. Choisir une stratégie
      3.3. Conclusion sur les différentes approches
      4. Fiche 3 : enregistrer les documents
      4.1. Qu'est-ce que l'enregistrement ?
      4.2. Pourquoi faut-il enregistrer les documents ?
      4.3. Qui doit enregistrer ?
      4.4. Quand doit-on enregistrer les documents ?
      4.5. Que doit-on enregistrer ?
      4.6. Comment enregistrer : quels support et informations ?
      4.7. Comment enregistrer : quels outils d'identification ?
      5. Tableau d'archivage : un cas français
      5.1 Points importants et énoncé
      Problème à résoudre :
      5.2. Préparation de l'entretien : étude de l'organigramme
      Préparation
      5.3. Recherche de documentation et préparation matérielle
      5.4. Déroulement de l'entretien
      5.5. Élaboration du premier tableau
      5.6. Réunion de synthèse
      5.7. Élaboration du second tableau plus synthétique
    • Section 6 - Situation 3 : intervention maximum
      1. Introduction
      La clé d'une bonne gestion
      2. Quelques principes à respecter
      Principes à respecter
      3. Les différents types de classement
      Deux types de classement
      3.1. Le classement thématique hiérarchisé (plan de classement)
      3.2. Le classement sériel
      4. Les classements à éviter
      4.1. Le classement personnel
      4.2. Le classement par strates
      4.3. Le classement en fonction de l'expéditeur ou du destinataire
      4.4. Le classement en fonction de la nature du document
      4.5. Le classement selon l'ordre alphabétique des thèmes retenus
      4.6. Le classement selon l'organigramme
    • Section 7 - Fiches pratiques (intervention maximum)
      1. Introduction
      Trois fiches
      2. Fiche 1 : organiser son travail
      2.1. Quelles tâches effectuer ?
      2.2. A quelles contraintes faire face dans l'exercice du travail ?
      2.3. Quelques conseils pratiques
      3. Fiche 2 : tenir ses dossiers en ordre
      3.1. Comment constituer un dossier ?
      3.2. Comment tenir en ordre l'intérieur du dossier ?
      4. Fiche 3 : gérer ses dossiers sur son ordinateur
      4.1. La sauvegarde des documents
      4.2. La structure des dossiers
      4.3. Le titre des dossiers et des fichiers

    • Section 8 - Évaluation des connaissance
      1. Introduction aux exercices
      2. Préparation d'un versement : métrage linéaire et boîtes de conditionnement
      3. Élaboration d'un plan de classement