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L'officier d'état-civil (ou son délègué) reçoit les déclarations en personne. Il rédige les actes d'état-civil légaux (naissance, mariage, décès) suite aux déclarations des personnes directement interessées par l'établissement de l'acte, ou leurs représentants (Code Civil, article 36). 

Circuit du document

Les futurs époux doivent remplir un certain nombre de formalités avant de pouvoir être unis par l'officier d'état civil lors de la célébration du mariage civil. Ces formalités sont régies par l'article 63 et suivants du Code Civil.
La première démarche qu'ils doivent effectuer est la constitution du dossier qui permettra la publication des bans. Cette publication est obligatoire, car elle permet la publicité du futur mariage, et de faire connaître d'éventuelles oppositions à cette union. Afin de publier les bans, le couple doit remettre un certificat médical prénuptial datant de moins de deux mois, qui peut être retiré à la mairie.

La deuxième démarche à effectuer, qui est obligatoire, est celle de l'audition préalable des futurs époux par l'officier de l'état-civil. Elle peut se faire de façon commune, ou séparée, si l'officier de l'état-civil le juge opportun. Cette audition peut ne pas avoir lieu, à titre dérogatoire, quand il y a impossibilité de la réaliser, ou lorsqu'à la lecture des pièces du dossier, elle n'apparaît pas nécessaire à l'officier d'état civil.

Après la remise du certificat médical prénuptial, et l'audition des époux par l'officier d'état civil, a lieu la publication des bans, par affichage aux portes de la mairie. La publication des bans énonce pour chacun des futurs conjoints les nom, prénom(s), profession, domicile ou résidence, ainsi que le lieu où le mariage sera célébré.
Le mariage ne peut être célébré avant le dixième jour suivant celui de l'affichage des bans, afin que ceux qui connaissent un cas d'empêchement au mariage puissent y faire opposition.
Après la publication des bans, les futurs époux peuvent constituer le dossier de mariage. Ce dossier comprend le certificat de publication des bans et de non-opposition, ainsi que des documents indispensables à l'officier de l'état-civil pour qu'il puisse s'assurer que chacun des futurs époux remplit les conditions légales pour se marier. Chacun des époux doit fournir :

• un extrait d'acte de naissance, délivré par la mairie du lieu de naissance depuis moins de trois mois avant la date du mariage et depuis moins de six mois pour les français  nés à l'étranger ;
• une pièce d'identité ;
• des justificatifs de domicile ou de la résidence de chacun des futurs époux ;
• la liste des témoins et leurs coordonnées.

Le cas échéant :

• la copie intégrale des actes de naissance des enfants à légitimer ;
• un certificat de notaire si les futurs époux ont conclu un contrat de mariage ;
  l'acte notarié de désignation de la loi applicable au régime matrimonial conformément à la Convention de La Haye du 14 mars 1978 relative aux régimes matrimoniaux ou le certificat de la personne compétente pour établir cet acte ;
  les documents justifiant d'une dispense accordée par le chef de l'Etat pour les mariages entre parents et alliés ;
  certaines pièces contenant le consentement des personnes devant autoriser le mariage d'un mineur ou d'un majeur en tutelle ou curatelle ;
• en cas de remariage d'un des conjoints : soit l'acte de décès du précédent conjoint, soit les pièces établissant le caractère définitif d'un divorce ou d'annulation d'un précédent mariage.
• Dans les cas exceptionnels où elle est requise : la justification de l'autorisation pour le mariage des militaires.

Une fois que le dossier de mariage a été constitué, le mariage peut avoir lieu dix jours au moins après la publication des bans.

Après l'union des époux par le mariage civil, l'officier de l'état-civil rédige et signe l'acte de mariage civil. Un livret de famille est remis gratuitement aux époux. Un avis de mention est envoyé à la mairie du lieu de naissance des époux, pour que soit apposée la mention du mariage sur l'acte de naissance respectif des deux époux.