Un projet exemplaire

Dès ses origines, le Portail International des Archives Francophones ou "PIAF" s'est donné comme premier objectif de combler une lacune dans le domaine prioritaire de la formation professionnelle continue des archivistes français et francophones, en particulier de ceux qui sont isolés dans leur institution ou qui n'ont pas bénéficié de formation initiale aux métiers et aux techniques des archives. C’est pourquoi au sein du "PIAF" le Volet Formation a toujours été considéré comme le plus important et le plus urgent.
Il est constitué de 15 modules totalisant environ 200 heures d’enseignement, de nombreuses illustrations, exercices et études de cas : c’est au total plus de 3000 écrans de cours et 400 écrans d’approfondissement. L’ensemble du volet déroule tous les aspects de la science archivistique des notions et définitions générales aux aspects juridiques, techniques et matériels sans omettre les tâches scientifiques de sélection, classement et inventaire des archives et les tâches éducatives et culturelles. Le lecteur aura tout avantage à le découvrir à l’adresse Internet qui figure en bas de cet article.

D’autres objectifs se sont greffés sur l’idée initiale de modules de formation en ligne et interactifs : il s’agit de la mise en ligne de la littérature archivistique de base, de références bibliographiques, d’outils terminologiques, d’éléments d’information sur les formations, les lieux de recherche et les stages en archivistique. C’est l’objet du second volet du PIAF : le Volet Se Documenter.  
Enfin, il a semblé utile de prévoir un troisième volet d’échanges professionnels pour tous les archivistes du monde de la francophonie : ce sera à terme le volet Forum professionnel, si toutefois la nécessité s’en fait sentir, tant le nombre de forums professionnels est désormais important.

Les deux premiers volets sont désormais achevés dans leur première version et en ligne : le premier depuis novembre 2005, le deuxième depuis juillet 2006. L’ensemble du Portail sera en perpétuelle évolution et ne sera donc jamais vraiment achevé.

Quelques informations sur la genèse de ce qui est désormais un outil commun à toute une communauté unie autour de la langue française ne seront pas inutiles.

A l'origine de ce projet, on rencontre une certaine irritation devant l’effacement de l’archivistique francophone au sein du CIA, effacement ressenti très fortement lors de la CITRA (Conférence internationale de la table ronde des Archives) de Stockholm à l’automne de 1998. On parlait beaucoup à cette époque d'un projet de formation à l’archivistique financé par le PNUD pour 1 million de dollars US et destiné à éditer des brochures de formation pour les archivistes des pays en voie de développement. Initialement le projet visait l’édition en 3 langues : anglais, français et espagnol. Finalement confié en exclusivité par le Conseil International des Archives à l’IRMT (International Records Management Trust) il aboutit à la conception et la diffusion d’un produit strictement anglophone, mis au point au sein de cette communauté, principalement à destination des pays partageant cette langue et cette culture. Ce projet intitulé "Managing Public Sector Records" comportait à l’époque une petite vingtaine de brochures, des vidéo-cassettes et un CD-Rom.

Les autres communautés étaient en l’occurrence oubliées : d'où la "révolte" des archivistes français, canadiens et plus largement francophones. J’étais présent à cette CITRA de 1998 et quelque peu étonné de la  perte subite d’influence du français au sein du CIA (Conseil international des archives).

On nous proposa lors des discussions de Stockholm, de faire traduire – à nos frais – ces modules de formation…puis de les adapter à notre contexte, pour pouvoir les diffuser dans notre langue. Cela fut engagé pour quelques modules avec l’aide de la BIEF et de l’AAF (Association des Archivistes Français). Le résultat n’était pas et ne pouvait pas être convaincant. A l’occasion d’une réunion convoquée par le secrétaire général du CIA à Paris, le 25 janvier 2000, je proposai donc de renoncer à cette adaptation au demeurant fort coûteuse et de s’engager dans un projet d’un autre ordre : concevoir un produit francophone multiculturel et coopératif, ce qui fut accepté par les personnes présentes et vivement soutenu par Moncef Fakh-fakh, Directeur des Archives de Tunisie. Mais restait la question cruciale du financement : c’est alors que la bonne solution consista à trouver un “ porteur ” de projet susceptible de recevoir des financements. Ce ne pouvait être qu’une association. Il en existait une, l’AIAF (Association Internationale des Archives Francophones), coquille un peu vide et en panne de projets justement, mais dont le mérite était de nous rassembler tous au-delà des mers et des océans, et de nos différences. Aucune administration nationale ne pouvant recevoir directement de subvention des autres, ni être un interlocuteur valable pour des organisations intergouvernementales comme la Francophonie,  l’option du recours à l’AIAF, présidée par notre collègue tunisien M Fakh-Fakh, se matérialisa au cours de l’année 2001.

Cet historique un peu long était nécessaire pour expliciter les origines et  la genèse de ce grand projet collectif, pris en mains aujourd’hui par de très nombreuse personnes et institutions. Dans cet esprit, il faut insister sur le rôle moteur de la Direction des Archives de France, où le projet fut porté par Jean Le Pottier et moi-même; du CIA avec l’investissement du Secrétaire général-adjoint Marcel Caya et des Archives nationales de Tunisie, dont le Directeur Moncef Fakh-Fakh était, heureux hasard, en même temps Président de l’AIAF. Sans oublier le rôle joué par d’autres amis et collègues comme Suzanne Richer, responsable de la BIEF à cette époque pionnière.

La réunion véritablement fondatrice fut celle de Paris les 4 et 5 octobre 2001, à laquelle assista pour la première fois, le Directeur de l’INTIF (Institut des Nouvelles Technologies Francophone), Pietro Sicuro. Son engagement personnel ainsi que la décision de soutenir ce grand projet au sein de l’Agence intergouvernementale de la Francophonie et de l’INTIF par des dotations généreuses nous a permis de concrétiser ce rêve. Il a incité judicieusement les partenaires à se retourner vers leur gouvernement respectif pour qu’ils financent très confortablement la réalisation d’un portail sur Internet à travers les programmes de l’Agence intergouvernementale de la Francophonie. Le rôle personnel de Martine de Boisdeffre et de Christoph Graf pour obtenir des subventions des deux gouvernements ne peut être passé sous silence. L'engagement des administrations nationales des Archives suisses, françaises, québécoises, tunisiennes et canadiennes fut et reste déterminant.

Le séminaire de Tunis, du 25 au 28 février 2002, fut à coup sûr la première conséquence positive des encouragement - et des financements -  obtenus de l’INTIF. Pour la première fois, tous les partenaires et surtout les auteurs pressentis se retrouvaient réunis pour 3 journées de travail, destinées à définir le projet dans toutes ses composantes. C'est à Tunis que s’est imposée et concrétisée l’idée des 3 volets (formation, enseignement et recherche et forum professionnel). Le plan du volet  "formation" a été adopté lors de ce séminaire fondateur . Pour sa coordination, le choix d’une  archiviste  française  ayant vécu et travaillé au Maroc s’est révélé particulièrement judicieux et fécond : il s’agit de Marie-Edith Brejon de Lavergnée. Les méthodologies de l’enseignement à distance pratiqué tant à l’Université de Toulouse qu’à celle de Dakar ont été mises à profit. Certains choix techniques en découlèrent : ils se trouvent validés aujourd’hui par la réalisation même de notre portail. La coopération active de l’Université de Toulouse sur le plan technique a été un indéniable facteur de succès. Le mérite en revient à Eric Castex et son collaborateur Eric Ferrante, confortés dans leur travail par les informaticiens des différents pays impliqués dans le projet.

La mise en œuvre a été plus longue que prévue : c’est la loi du genre. Néanmoins, un prototype a été présenté à Vienne au Congrès international des archives en août 2004 et le Portail fut inauguré à Tunis, à l’occasion du Sommet mondial de la Société de l’information le 17 novembre 2005. Depuis lors en juillet 2006, le deuxième volet Se documenter a été mis en ligne à son tour dans sa première version.
 Au total le budget de l’opération pour les 4 années de conception, de création, de développement informatique et de mise en service, entre 2002 et 2006, est environ  de 600000 Euros : ce qui n’est pas si mal. Un budget annuel, certes modeste mais indispensable, de fonctionnement assurera la vie et la pérennité de ce beau produit issu des nouvelles technologies de l'information. L'organisation matérielle et financière a entièrement reposé sur les épaules de la secrétaire trésorière de l’AIAF, Directrice des Archives nationales du Québec, Mme Sylvie Lemieux, assistée de Jean Pierre Therrien et maintenant sur celles de son successeur Carol Couture.

L’avenir du portail sera assuré par la participation active des grandes institutions nationales d’archives des pays de la Francophonie, des Associations professionnelles d’archivistes et des organismes de formation en archives, en particulier des Universités et des Ecoles d’archives. C’est la phase de développement qui se déroule en ce moment.
Le succès viendra des réactions encourageantes ou non des archivistes en poste et des étudiants en archivistique qui en sont les premiers usagers. Les statistiques de consultation jusqu’à ce jour sont très encourageantes.

La morale à retirer d'un projet coopératif de cette importance est que Nord et Sud y contribuent quasiment à égalité en terme d'apports archivistiques si ce n'est de financement et qu'ils en retireront bénéfice tous les deux, car les archivistes ont les même besoins de formation et de culture professionnelle dans les deux zones.

Gérard ERMISSE
Président de l’AIAF