4. Les archives (point de vue de l'archiviste)

L'archiviste utilise à peu près la même définition des archives que le producteur de documents, mais il les considère sous d'autres points de vue, plus directement liés à ses fonctions.

Qu'il soit responsable de gestion des documents ou chargé de la gestion des archives définitives, l'archiviste perçoit les archives d'abord comme un ensemble de documents de diverses dates, formes et supports matériels créés à diverses fins. 

• Ainsi le responsable des archives courantes d'une entreprise doit s'assurer que ses interventions favorisent avant tout l'utilisation de ces documents par les employés et les administrations dans le respect des lois et règlements régissant son organisation.
  
  
• L'archiviste responsable de la garde d' archives définitives doit prendre tous les moyens à sa disposition pour préserver l'intégrité matérielle de ses fonds, donc des documents qui ont une valeur à long terme et les rendre accessibles non seulement physiquement, mais aussi intellectuellement.  

Dans beaucoup d'organisations où il travaille seul ou avec un personnel réduit, l'archiviste peut être à la fois responsable de la gestion des documents et des archives définitives.