4.1.2. "quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel...»

Contrairement à la croyance populaire, un document devient archives dès sa création ou sa réception en autant qu'il répond aux autres critères que la définition; il n'est pas nécessaire qu'il soit vieux. 

Parce que les documents textuels sur papier ont longtemps été les seuls utilisés à des fins de création d’archives administratives, ils demeurent encore dans l’esprit des archivistes une forme privilégiée d’activité archivistique.  Pourtant, comme le stipule bien la définition, le papier n’est qu’un des supports documentaires utilisé pour créer des documents d'archives.

Les archives se créent aussi bien sur des supports photographiques, audiovisuels, sonores qu’informatiques.  De fait, la prévalence du recours à l’informatique dans les administrations modernes pose à l’archiviste un des défis les plus importants à court et à long termes.

Ainsi, les dessins architecturaux d'une construction conservés dans le fonds d'un architecte ou d'une société propriétaire du bâtiment sont des formes de document qu'il est possible d'utiliser et de préserver sous plusieurs supports matériels différents, notamment les supports papier (évidemment!), photographiques et numériques (CD-ROM ou support électronique).  Dans des sociétés privées comme certaines administrations publiques, les versions originales (donc officielles) des procès-verbaux sont conservées sur support électronique, même si leur transmission à tous les intéressés se fait sur support papier.