4.1.4 «...par toute personne physique et morale et par tout service ou organisme public ou privé...»

Produits de l'activité humaine, les archives peuvent être créées aussi bien par des «personnes physiques», donc des individus qui agissent à titre privé, que par des «personnes morales», donc des individus qui travaillent ou agissent dans le cadre d’une association, d’une entreprise ou d’une administration publique. 

Un terme de droit, l'expression «personne morale» couvre aussi bien l'État, les collectivités locales et leurs regroupements, les établissements publics et les groupements d'intérêt public que les entreprises, les sociétés commerciales, les associations, les syndicats et les coopératives. 

L'ajout du terme «organisme public ou privé» vient insister sur le fait que toute activité humaine, pas seulement les administrations publiques, peut créer des archives.