Module 01 - Archives : pour quoi ? pour qui ? par qui ?

Section 1 - Définir les archives > Chapitre 4 - Les archives (point de vue de l'archiviste) (Page 8)

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4.1.6. «...documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leurs besoins...»

Last modified: 02/17/2008 01:51 AM

Le document d’archives est un document conservé par l'individu ou l'organisme à plus ou moins long terme pour servir à diverses fins : rédaction de rapports, preuves, comptabilité, etc. Témoin authentique d’une activité, il prolonge les conséquences de cette activité en en maintenant la mémoire à diverses fins.

Par exemple :

Des factures émises dans le cadre d’une transaction serviront d’abord de preuves d’achat pour assurer le respect de garanties, mais aussi serviront à:

informer les responsables de la comptabilité et de la gestion du budget;
vérifier, lors d'un audit, si les dépenses des responsables sont faites conformément aux décisions des administrateurs ou des élus.

Elles pourront éventuellement être détruites lorsque les fins pour lesquelles elles ont été conservées auront été atteintes.

Un document d'archives est toujours le résultat d'une action dans un contexte donné ; il est donc logique qu'il soit conservé un temps plus ou moins long couvrir les besoins de l'individu ou de l'organisme producteur et que l'on y recoure pour des usages divers. C’est à ce titre que le document d’archives rend possible l’attestation de ces actions et que des ensembles d’archives, parce qu’elles sont authentiques, peuvent aussi établir ce qui a été fait et, dans certains cas, témoigner de ce qui ne s’est pas produit.

Par exemple :

Des procès-verbaux préparés dans le cadre d’une réunion d’un conseil des ministres ou d’un conseil d’administration sont des témoignages directs des décisions prises par les participants.

Lorsqu’ils sont approuvés par ces participants, ils suffisent à attester de ces décisions.

Conservés à court terme, ils serviront de mémoire officielle à des fins de vérification et d’information.

Puisque les mandats des participants ont des répercussions à long terme, ils seront généralement l’objet d’une intervention appropriée pour en assurer la conservation afin d’être accessibles

aux administrateurs,
aux citoyens
et aux chercheurs.