2. Les archives comme outil de bonne gestion et de bonne gouvernance

Les archives sont créées par des individus, des entreprises et des administrations à des fins de mémoire. On conserve les documents produits pour pouvoir se souvenir et garder une trace.

Comme le disait François Mitterrand, Président de la République française: «Les archives de tous les pays, en gardant la trace des actes d'hier et leurs cheminements éclairent mais aussi commandent le présent. Ceux qui exercent une responsabilité savent bien qu'on ne définit pas des orientations dans l'ignorance du passé.» 

Bien gérées, les archives jouent un rôle à plusieurs niveaux, comme :

• mémoire immédiate qui permet de vérifier des faits uniques, de les analyser et de les comparer pour assurer une gestion efficace ;
  
     
• mémoire cumulative qui permet le transfert d'expertise administrative d'un responsable à un autre dans les administrations ; elle assure au nouveau détenteur une connaissance des actions, des motivations et des résultats atteints par ses prédécesseurs ;
  
   
• outil qui permet, à plus long terme et à moindres coûts, d'avoir accès à des informations authentiques et à des preuves des réalisations de son organisme, des décisions de ses administrateurs et des droits et devoirs des intervenants à tous les niveaux.

C'est pourquoi, qu'elles soient publiques ou privées, qu'elles soient courantes ou définitives, les archives doivent faire l'objet d'un traitement efficace et approprié.