2.2. Les entreprises

Une entreprise est à la fois redevable à ses clients, à ses propriétaires et aux autorités gouvernementales.  Elle doit réaliser les objectifs pour lesquels elle a été créée dans le respect des règlementations et des lois de son milieu professionnel et juridique. 

C'est pourquoi elle doit non seulement accomplir des actions, mais aussi être en mesure de prouver qu'elle les a menées dans les conditions prescrites.

Dans une entreprise, entrent également en compte de multiples impératifs économiques et financiers qui doivent être documentés adéquatement pour permettre à de multiples acteurs de disposer de l'information nécessaire à leurs actions, d'où la nécessité de conserver les documents qui attestent des actions, mais aussi les rapports qui les expliquent et les mettent en contexte.

La gestion des archives doit donc être prise en compte selon une démarche claire pour que l'information essentielle soit créée et disponible et pour assurer qu'elle soit accessible de façon efficace :

• d'un côté, on cherche à optimiser les flux, à réduire les doublons ou l'information redondante (peut-être avec une arrière-pensée de réduction des effectifs humains), à améliorer aussi la qualité de la traçabilité de l'information;
  

• d'un autre côté, l'intérêt porté aux archives ainsi qu'à leur gestion va favoriser la gestion interne en termes de performance et donc d'efficacité (ou de profit).