Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes

Last modified: 02/17/2008 01:55 AM

Module 04 - Plan du cours

Présentation

Les auteurs :

Guy DINEL
Diplômé en histoire de l'Université Laval (Québec, Canada), Guy Dinel est archiviste dans cette institution depuis 1974. En 1979, il prend la direction de la Division des archives, responsabilité qu’il assume toujours tout en occupant la fonction d’adjoint au secrétaire général de l’Université. Depuis 1983, il participe à l'enseignement de l'archivistique à Laval en assumant des charges de cours au premier et au deuxième cycle, agit comme consultant auprès d'organismes publics et privés, collabore aux travaux de plusieurs comités et est l'auteur de nombreux articles et communications. Très engagé au plan professionnel, Guy Dinel a assumé diverses responsabilités au sein d'associations et de regroupements professionnels dont la présidence de l'Association des archivistes du Québec (1980-1981), du Réseau des archives du Québec (1986-1990, 2004- ), du Conseil canadien des archives (1990-1992) et du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) (1977-1980 et 1995-2001).

Mbaye THIAM est depuis 1996, directeur de l’Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes ( EBAD) de l’Université Cheikh Anta DIOP de Dakar ( UCAD) au Sénégal.Docteur en histoire, Mbaye THIAM est titulaire du certificat du stage technique international des archives (France. promotion 1977 ) et du certificat en gestion des documents administratifs des archives nationales du Canada ( 1985 ) ; il a suivi de nombreux stages de perfectionnement en France (archives départementales d’Ille-et-Vilaine à Rennes, archives départementales de l’Isère à Grenoble) et au Canada (archives nationales du Canada à Ottawa, archives nationales du Québec à Montréal).De 1977 à 1996, il a enseigné l’archivistique et la gestion des documents administratifs à l’EBAD. Plusieurs fois nommé responsable de la section de formation des archivistes , il s’est particulièrement signalé par des recherches sur la planification du développement des archives en Afrique francophone. Il a effectué des missions de formation et d’études dans plusieurs pays d’Afrique et sur le plan international.En tant que Directeur de l’EBAD depuis 1996, il s’est beaucoup investi dans la modernisation des programmes de formation des spécialistes de l’information et dans l’intégration des technologies de l’information et de la communication, dans les stratégies pédagogiques. A cet égard, il a contribué au lancement du projet d’enseignement à distance à l’EBAD depuis 2000 par la mise en ligne du premier diplôme de second cycle à distance en archivistique, bibliothéconomie et documentation en Afrique avec trois classes virtuelles réparties en Afrique de l’ouest, en Afrique centrale et dans l’océan indien. Il s’intéresse aux questions des droits de la personne et de la bonne gouvernance en relation avec les archives.Il est membre de l’Association Sénégalaise des Bibliothécaires, archivistes et documentalistes ( ASBAD) et de la section des archives du sport et de l’olympisme du Conseil International des Archives ( CIA ).

Gervais SAVARD
Maître en bibliothéconomie de l’Université de Montréal, bachelier en histoire de l’Université du Québec à Trois-Rivières et diplômé en gestion des documents et des archives de l’Université du Québec à Montréal, Gervais Savard est un spécialiste en archivistique à l’Université Laval depuis 2004, après avoir été archiviste à l’Université du Québec à Montréal pendant vingt ans. Il a constamment œuvré dans les archives universitaires en plus d’y avoir enseigné pendant dix-sept ans, autant dans le volet gestion des documents administratifs que des archives historiques dans le cadre des études de premier cycle. Le service à la clientèle, la formation et les nouvelles technologies sont ces principaux champs d’intérêt.

Les auteurs remercient:

Carole SAULNIER, directrice adjointe à la Division des archives de l'Université Laval, pour la réalisation des graphiques et Cynthia SAVARD, archiviste à la Division des archives de l'Université Laval, pour sa participation au texte de la section 4.

Description du module:

Présentation générale de la gestion des documents administratifs, de ses objectifs et des activités ou systèmes qui y sont associés. Présentation des concepts, objectifs, principes, méthodes et techniques liés à la conception, à l’implantation et au suivi de trois des principales composantes d’un programme de gestion des documents administratifs : l’évaluation des besoins, la gestion des documents actifs ou archives courantes et le calendrier de conservation.

Le but du module est de:

• Permettre l’acquisition d’une connaissance théorique de base sur la gestion des documents administratifs et sur les activités qui peuvent constituer un programme en ce domaine.

• Fournir des connaissances théoriques, mais appuyées sur une pratique, sur les principes de base, la conception, l’implantation et le suivi de trois systèmes pouvant faire partie d’un programme de gestion des documents administratifs : l’analyse des besoins, le calendrier de conservation et la gestion des documents actifs.

L'apprenant devrait être en mesure de:

• Définir les principes de base de la gestion des documents administratifs, d’en identifier les principaux objectifs et avantages et de présenter sommairement les activités ou systèmes qui peuvent faire partie d’un programme en ce domaine.

• Présenter les objectifs et avantages de l’évaluation des besoins, de la gestion des documents actifs et du calendrier de conservation. Décrire les principales activités liées à la réalisation d’une évaluation des besoins, à la conception et à l’implantation d’un système de classification institutionnel ainsi qu'à l’élaboration et à la mise en application d’un calendrier de conservation.

• Situer la gestion des documents administratifs et les divers systèmes décrits dans le présent module dans le concept général d’une archivistique intégrée basée sur la théorie des trois âges.

Positionnement:

• Ce cours d'initiation ayant notamment pour objectifs de présenter les concepts fondamentaux de la gestion des documents administratifs et les modalités d'intervention de l'archiviste au moment où les documents en sont à la première phase de leur vie, l'apprenant devrait en prendre connaissance le plus tôt possible dans son processus d'apprentissage, après toutefois avoir pris connaissance des modules 1 et 2. Avec le suivant, module 5, portant sur la gestion des documents semi-actifs, ce cours constitue un tout incontournable pour qui veut comprendre le concept de l'archivistique intégrée basée sur la théorie des trois âges.

Conseils d'apprentissage:

Même si chaque section du cours forme un tout qui peut être abordé séparément sans ordre prédéterminé, l'apprenant débutant et l'archiviste qui connaît peu ou pas les principes de base de la gestion des documents administratifs devraient amorcer leur apprentissage par les sections 1 et 2 qui, dans les faits, sont des préalables au reste du cours. Par ailleurs, en raison de son rôle de pierre angulaire du système, le calendrier de conservation (placé en fin de module pour servir de jonction avec le module suivant auquel il est indispensable) devrait logiquement et de préférence être étudié avant la gestion des documents actifs.

Eléments bibliographiques:

Manuels et ouvrages généraux

AAF-ADBS, Comprendre et pratiquer le records management : analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises, Paris, 2005 (disponible sur le site de l'association des archivistes français.

COUTURE, Carol, ROUSSEAU Jean-Yves. Les archives au XX e siècle: une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche . Montréal , Université de Montréal, Secrétaire général, Service des archives, 1982, 491 p.

COUTURE, Carol et autres. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Sainte-Foy, Presses de l’Université du Québec (Gestion de l’information), 1999, 559 p.

GAGNON-ARGUIN, Louise, VIEN, Hélène (collaboration). Typologie des documents des organisations. De la création à la conservation. Sainte-Foy , Presses de l’Université du Québec (Gestion de l’information), 1998, XVI + 432 p.

ROBERGE, Michel. L’essentiel de la gestion documentaire. Québec, Éditions Gestar, 2002, (pagination par chapitre).

Études particulières

Contrôle de la création

DINEL, Guy , LAMBERT, James. « La gestion des formulaires. Un volet du contrôle et de la rationalisation de la création de l'information administrative consignée ». Archives, vol. 22, n o 2, 1990, p. 15-39.

GAGNON-ARGUIN, Louise. « La création », dans Les fonctions de l’archivistique contemporaine, chapitre 3, p. 69-101.

Évaluation des besoins

ARÈS, Florence. « L’analyse des besoins », dans Les fonctions de l’archivistique contemporaine », chapitre 2, p.31-68.

Gestion des documents actifs (ou archives courantes)

CASAULT, Denis. Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux, Ministère de la Culture et des Communications, Archives nationales du Québec, 1995. 108 p.

NOUVEAU-BRUNSWICK-ARCHIVES PROVINCIALES. Plan de classification et calendriers de conservation des documents administratifs disponible sur le WEB à l’adresse suivante http://archives.gnb.ca/Archives/RecMan.aspx?L=FR&Section=2 , septembre 2000.

ROBERGE, Michel, La classification universelle des documents administratifs. La Pocatière, Documentor, 1985. 247 p. (Accès à l’information administrative)

Calendrier de conservation

CHABOT, Lynda et al. Guide d'application d'un calendrier de conservation des documents. Québec. Archives nationales du Québec, 1990. 42 p.

CHABOT, Lynda et al. Guide d'élaboration et de présentation d'un calendrier de conservation des documents. Québec. A.N.Q. 1988, 46 p.

CONFÉRENCE DES RECTEURS ET DES PRINCIPAUX DES UNIVERSITÉS DU QUÉBEC (CREPUQ). Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois, disponible sur le WEB à l’adresse suivante http://crepuq.qc.ca/documents/arch/recueil/pt.htm , 2002.

Identification et protection des documents essentiels

ROUSSEAU, Jean-Yves. La protection des archives essentielles.Comment assurer la survie d'une organisation, Archives, vol. 20, n o 1, (été 1988). 43-61.