Gestion des documents semi-actifs / Traitement des archives intermédiaires

Last modified: 02/17/2008 01:53 AM

Module 05 - Plan du cours

Présentation

L'auteur:

Guy DINEL
Diplômé en histoire de l'Université Laval (Québec, Canada), Guy Dinel est archiviste dans cette institution depuis 1974. En 1979, il prend la direction de la Division des archives, responsabilité qu’il assume toujours tout en occupant la fonction d’adjoint au secrétaire général de l’Université. Depuis 1983, il participe à l'enseignement de l'archivistique à Laval en assumant des charges de cours au premier et au deuxième cycle, agit comme consultant auprès d'organismes publics et privés, collabore aux travaux de plusieurs comités et est l'auteur de nombreux articles et communications. Très engagé au plan professionnel, Guy Dinel a assumé diverses responsabilités au sein d'associations et de regroupements professionnels dont la présidence de l'Association des archivistes du Québec (1980-1981), du Réseau des services d'archives du Québec (1986-1990, depuis 2004), du Conseil canadien des archives (1990-1992) et du Sous-comité des archivistes de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) (1977-1980 et 1995-2001).

L'auteur tient à remercier :

Gervais SAVARD pour sa participation au choix des illustrations et à la conception des exercices.
Gérard GOYER, archiviste à la Division des archives de l'Université Laval, Jean-Pierre THERRIEN et Laurent THIBAULT, archivistes des Archives nationales du Québec, pour leurs suggestions sur le texte.
Pierrette BÉLAND, technicienne en informatique, Raynald FERLAND, technicien en documentation à la Division des archives de l'Université Laval, Joscelyn TREMBLAY, responsable du Centre de documents semi-actifs du Gouvernement du Québec, Carole SAULNIER, directrice adjointe à la Division des archives de l'Université Laval , pour leur participation -chacun pour sa part- à la réalisation de photographies et de graphiques.

Description du module:

Présentation des concepts, principes, méthodes et techniques liés à la conception, la mise en place et le fonctionnement d'un système de gestion des documents semi-actifs.

Le but du module est de:

• Permettre l'acquisition et l'approfondissement de connaissances théoriques relatives aux divers aspects de la gestion des documents semi-actifs

• Situer la place du traitement des documents semi-actifs dans le contexte général de la gestion des archives au sein d'une organisation

L'apprenant doit être en mesure de:

• Définir les concepts et principes propres à la gestion des documents semi-actifs

• Présenter les objectifs et avantages de la gestion des documents semi-actifs

• Identifier les ressources nécessaires à la mise en place et au fonctionnement du système étudié

• Décrire le fonctionnement d'un entrepôt de documents semi-actifs ou centre d'archives intermédiaires

Positionnement:

• Partie intégrante de la gestion de la gestion des documents administratifs (GDA), le traitement des documents semi-actifs doit logiquement être abordé immédiatement après le module 4 qui présente les concepts fondamentaux de la GDA et qui en identifie les principales composantes. En fait, ce module forme un tout avec le précédent duquel il est difficilement indissociable.

Conseils d'apprentissage:

• Pour une personne, déjà initiée à la gestion des documents administratifs, qui souhaite mettre en place un système de gestion des documents semi-actifs (archives intermédiaires), ce module peut être pris isolément même s'il était logique de respecter l'ordre de présentation des sections depuis le début du module précédent. Il est même possible de s'en tenir à une seule section si l'apprenant recherche de l'information sur un élément spécifique.

• Pour les débutants et les archivistes peu initiés à la gestion des documents administratifs, ils doivent d'abord maîtriser les sections 1 et 2 du cours 4 et, dans une certaine mesure, les chapitres de la section 4 du même cours relatifs à la mise en application du calendrier de conservation.

Eléments bibliographiques:

AAF-ADBS, Comprendre et pratiquer le records management : analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises, Paris, 2005 (disponible sur le site de l' association des archivistes français.

COUTURE, Carol et Jean-Yves ROUSSEAU. Les archives au X x e siècle: une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche, Montréal, Université de Montréal, Secrétariat général, Service des archives, 1982. 137-157.

CANADA- ARCHIVES NATIONALES DU, Centres fédéraux de documents. Guide de l’usager, Ottawa, ministère des Approvisionnements et services, 1990. 39 p.

CANADA- ARCHIVES NATIONALES DU, Normes sur les installations des centres fédéraux de documents, Ottawa, ministère des Approvisionnements et services , 1986. 6 p.

NOUVEAU-BRUNSWICK-ARCHIVES PROVINCIALES, Comment utiliser les services du dépôt des documents disponible sur le WEB à l’adresse suivante http://archives.gnb.ca/Documents/RecMan/Rcser vices-f.pdf , non daté. 22 p.

QUÉBEC- ARCHIVES NATIONALES DU, Politique des documents semi-actifsdu gouvernement du Québec. Disponible sur le WEB à l’adresse suivante http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loisemiactifs.htm

QUÉBEC – ARCHIVES NATIONALES DU, Centre de documents semi-actifs des Archives nationales du Québec. Guide du client. Québec, 1987 p. 48 p.