Traitement des archives définitives

Last modified: 02/17/2008 01:54 AM

Module 06 - Plan du cours

Présentation

Auteurs:

Marcel CAYA

Professeur d’archivistique au Département d’histoire de l’Université du Québec à Montréal depuis 1994. Il a commencé sa carrière d’archiviste aux Archives publiques du Canada (aujourd’hui Bibliothèque et Archives Canada) en 1970 en traitant plusieurs fonds d’archives gouvernementales ; c’est là aussi qu’il a rédigé ses premiers rapports explorant les possibilités de normaliser la préparation d’instruments de recherche. Au début des années 1980, il a été co-président du Groupe de travail sur les normes de description en archivistique du Bureau canadien des archivistes. Devenu directeur du Service des Archives de l'Université McGill de 1977 à 1994, il y a cumulé la responsabilité de Directeur général du Musée McCord d'histoire canadienne de 1984 à 1988. Ses travaux de recherche en archivistique ont surtout porté sur l’évaluation monétaire des archives et sur la normalisation dans la pratique de l’archivistique; il s’intéresse toujours à la description archivistique, particulièrement les répercussions internationales sur la conception d'instruments de recherche électronique. Il est Secrétaire général adjoint du Conseil international des Archives depuis septembre 2000. Depuis juin 2005, il est directeur du Département d’histoire de l’Université du Québec à Montréal.

Claire SIBILLE est conservateur en chef à la direction des Archives de France depuis mai 2003. Diplômée de l'Ecole nationale des Chartes (France) en 1991, elle a été en poste au Service historique de l'armée de terre puis à la section des archives privées du Centre historique des Archives nationales. Elle a contribué à la publication de plus de 3000 pages d'instruments de recherche, dont l'état des fonds privés des Archives nationales, et a été membre du conseil d'administration de l'Association des archivistes français de 1998 à 2004. Responsable du suivi de la normalisation de la description archivistique, elle contrôle l'élaboration des inventaires produits par les services d'archives publics français et participe à différentes commissions de normalisation.

Claudine PAILHES

Diplômée de l’Ecole nationale des Chartes, elle est conservateur en chef du Patrimoine et directrice des Archives départementales de l'Ariège.
Parallèlement, elle enseigne l’archivistique au Département Archives-Médiathèque de l’Université de Toulouse-Le Mirail et participe aux programmes de formation continue de la Direction des Archives de France, de l’Association des Archivistes français et du Centre national de la Fonction Publique Territoriale.
Elle a effectué des missions de formation universitaire ou continue dans les départements français d’outre-mer, en République de Guinée, au Bénin, au Burkina Faso et au Liban.

Description du module:

Nous avons tous vu des archives définitives avant même de savoir ce qu’elles sont. L’image de l’album de photographies anciennes ou de vieux contrats d’hypothèque aux pages vieillies et fragiles vient immédiatement à l’esprit. Parce que nous avons tous visité un jour des bureaux de l’administration, nous sommes aussi familiers avec les grandes quantités de documents que les administrations modernes produisent et accumulent. Pourtant, au sein du grand public, peu connaissent la distinction entre les archives courantes et les archives définitives.

Les archivistes d’aujourd’hui travaillent à mieux faire connaître du grand public l’importance de bien gérer les archives courantes, ces archives d’aujourd’hui, pour mieux protéger éventuellement celles dont on aura besoin demain. Une fois désignées comme définitives, ces archives constituent souvent la seule trace mémorielle des faits, qu’ils soient simples reconnaissances de droits (ou de devoirs) ou le souvenir d’événements et de contextes particuliers.

Parce qu’elles ne représentent qu’une fraction de l’ensemble des documents qui ont existé, ces archives définitives deviennent le lien privilégié entre ce qui était et la représentation que nous voulons conserver des personnes, des organismes et des administrations. C’est pourquoi, afin d’en préserver l’authenticité, la signification et l’intégrité, elles doivent être traitées et conservées selon un ensemble de règles et de normes par des spécialistes qui savent comment assurer leur préservation à long terme tout en permettant leur repérage et leur utilisation dans les meilleures conditions possibles.

Le but du module est de:

• vous apprendre à reconnaître les archives définitives et l’ensemble des problèmes et des solutions liées aux traitements nécessaires à leur utilisation
• vous initier aux procédures d’évaluation, de collecte et de tri
• vous faire connaître les principaux instruments de recherche dans les archives
• vous familiariser, dans le respect des normes internationales, avec les pratiques de classement et de description des archives définitives
• vous initier plus particulièrement aux normes internationales de description (ISAD-G) et aux notices d'autorité (ISAAR) en archivistique pour les noms propres de personnes, collectivités, lieux et famille
• vous initier à l'indexation des descriptions des archives définitives
• vous faire connaître les normes de préparation d'instruments de recherche électronique en vue d'une diffusion sur Internet

L'apprenant doit être en mesure de :

• comprendre les particularités du traitement des archives définitives
• identifier les problèmes particuliers posés par la collecte et le tri des archives définitives
• classer et décrire un fonds d’archives (et ses parties) selon les normes internationales
• préparer des instruments de recherche sur papier
• comprendre, en attendant de pouvoir le réaliser, les exigences de leur diffusion sur formats électroniques

Positionnement:

L’étudiant devrait avoir déjà vu les cinq modules précédents, particulièrement les modules 4 et 5 sur la gestion des archives courantes et intermédiaires.

Conseils d'apprentissage :

Ce module est assez long. Nous conseillons de lire d’abord les pages principales, puis de revenir sur les encarts si l’on veut davantage d’informations.

La section 8 sur la publication électronique des instruments de recherche s’adresse plus particulièrement à des archivistes qui ont déjà acquis de l’expérience ; elle est cependant maintenue dans cette formation qui se veut de base afin d’avoir une information d’ensemble sur les archives définitives.

Eléments bibliographiques :

CHARBONNEAU, Normand. «La diffusion». Dans COUTURE Carol et collaborateurs. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Québec, Presses de l’Université du Québec, 1999.

Comité de planification sur les normes de description. Règles pour la description des documents d'archives. Ottawa, Bureau canadien des archivistes, 1990-2005 (tous les chapitres se retrouvent sur le site du Conseil canadien des archives à l’adresse : http://www.cdncouncilarchives.ca/f-archdesrules.html).

Conseil international des Archives. La norme générale et internationale de description archivistique [ISAD (G)]. Paris, Conseil international des Archives, 2000, 2^e éd. (http://www.ica.org/biblio/isad_g_2f.pdf).

Conseil international des Archives. Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles [ISAAR (CPF)]. Paris, Conseil international des Archives, 1996 (http://www.ica.org/biblio/ISAAR2FR.pdf).

MAUREL, Dominique, CHAMPAGNE Michel. «La description et l’indexation». Dans COUTURE, Carol et collaborateurs. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Québec, Presses de l’Université du Québec, 1999.

NOUGARET, Christine. «Classement et description : des principes à la pratique». Dans FAVIER Jean. La Pratique archivistique française. Paris, Archives nationales, 1993.

NOUGARET, Christine. Les instruments de recherche en archivistique. Paris, Direction des Archives de France et La Documentation française, 1999.