4. La loi sur les archives et l'organisation des archives centrales de l'Etat
Selon les principes directeurs édictés par le CIA :
"Une loi sur les archives doit énoncer la mission des Archives nationales et nommer, à titre d'exemples, leurs principales fonctions. L'énoncé du mandat doit être exhaustif, vaste et général. Les principales fonctions sont énumérées pour illustrer la mission, mais non pour limiter le mandat. Si la loi comporte une énumération détaillée des fonctions et responsabilités, elle limitera l'évolution des archives et les empêchera de s'adapter aux changements environnementaux".
Il vaut mieux, en effet, laisser au niveau infra-législatif le détail de l'organisation et des missions des archives nationales.
Exemple : Loi fédérale canadienne
Est constitué un secteur de l'administration publique fédérale appelé Bibliothèque et Archives du Canada placé sous l'autorité du ministre et dirigé par son administrateur général.
Bibliothèque et Archives du Canada a pour mission :
a) de constituer et de préserver le patrimoine documentaire ;
b) de faire connaître ce patrimoine aux Canadiens et à quiconque s’intéresse au Canada, et de le rendre accessible ;
c) d’être le dépositaire permanent des publications des institutions fédérales, ainsi que des documents fédéraux et ministériels qui ont un intérêts historique ou archivistique ;
d) de faciliter la gestion de l’information par les institutions fédérales ;
e) d’assurer la coordination des services de bibliothèques des institutions fédérales ;
f) d'appuyer les milieux des archives et des bibliothèques.
Exemple : Loi de la Tunisie
Titre II Chapitre II. Les Archives nationales
- Art. 35. Il est créé un établissement public à caractère administratif dénommé les archives nationales, doté de la personnalité civile et de l'autonomie financière. Cet établissement est placé sous la tutelle du Premier ministère. Son siège est fixé à Tunis.
- Art. 36. Les Archives nationales ont pour mission d'œuvrer à la sauvegarde du patrimoine archivistique national et de veiller à la constitution, à la conservation, à l'organisation et à l'utilisation de tous les fonds d'archives des services et organismes visés à l'article 3 de la présente loi.
- Art. 37. Les Archives nationales exercent les attributions suivantes :
fournir aux services et organismes visés à l'article 3 de la présente loi l'assistance technique en matière d'archives ;
faciliter l'élaboration des programmes de gestion des documents pour les dits services et organismes et approuver leurs calendriers de conservation ;
contrôler les conditions de conservation des archives courantes et des archives intermédiaires des dits services et organismes ;
assurer la collecte, la conservation, le traitement et la communication des archives définitives de ces mêmes services et organismes ;
établir et publier les instruments de recherche facilitant l'accès des utilisateurs aux archives ;
organiser la communication des archives et promouvoir leur valeur culturelle et éducative par tous les moyens appropriés ;
préserver les fonds d'archives qu'elles conservent ;
promouvoir le domaine des archives par la recherche scientifique, la formation professionnelle et la coopération internationale ;
réaliser toute action entrant dans le cadre de sa mission.
- Art. 38. Les Archives nationales assurent la collecte, la conservation et la communication des sources archivistiques se rapportant à la Tunisie et se trouvant à l'étranger.
- Art. 39. Les Archives nationales procèdent à la conservation, au traitement et à la communication des archives privées qui leur sont remises à titre de dépôt révocable.
- Art. 40. L'organisation et le fonctionnement des Archives nationales sont fixées par décret.
