GLOSSAIRE

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Glossaire

A
Accès

Possibilité de consulter les documents d'un fonds ; il est généralement soumis à des règles ou à des conditions.

Accessibilité

Néologisme employé pour rendre compte de la faculté de consulter des documents d'archives conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, et en fonction de leur état matériel de conservation, de leur état de classement et de l'existence d'instruments de recherche appropriés.

Accroissement

Différence entre les entrées et les éliminations pour une période donnée.

Accroissement

Ensemble des documents entrés pendant une période donnée dans un service d'archives ou dans un centre de préarchivage tant par versement que par dépôt, réintégration, achat, don ou legs.

Acquisition

Dans le langage courant, ce terme désigne souvent toutes les procédures d'entrée des documents dans les archives.

Aliénation

Action de céder la propriété de documents ou de fonds d'archives.

Analyse

Opération consistant à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l'information contenue dans un document ou un ensemble de documents (de la pièce au fonds), du bordereau à l'inventaire. Par extension, le résultat de cette opération.

Archivage

Transfert de documents d'un lieu d'utilisation et de conservation à un autre entrainant un changement du mode de gestion.

Archivage électronique

Mode de conservation et d'organisation des archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques.

Archives

Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

Archives (bâtiment)

Voir BÂTIMENT D'ARCHIVES.

Archives (centre, service, institution)

Voir CENTRE et SERVICE D'ARCHIVES.

Archives audiovisuelles

Documents sous forme d'enregistrements sonores et d'images en mouvement.

Archives courantes

Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Archives définitives

Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.

Archives électroniques

Documents sous forme d'enregistrements numériques.

Archives imprimées

Ensemble de documents imprimés produits par une institution pour les nécessités de son fonctionnement.

Archives informatiques

Voir archives électroniques

Archives intermédiaires

Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives)

Archives numériques

voir aussi archives électroniques

Archives orales

Documents sous forme d'enregistrements de parole.

Archives privées

Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.

Archives publiques

Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.

Archives sonores

Documents produits par un organisme public ou privé dans l'exercice de ses fonctions sous forme d'enregistrements sonores.

Archiviste

Professionnel chargé de la gestion d'archives.

Archivistique

Science qui étudie les archives, les principes et les procédés méthodiques employés à la conservation et la mise en valeur des documents d'archives.

Article

Unité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documents d'archives; de ce fait, il porte la cote. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers)

Auteur

Personne physique ou morale responsable du contenu intellectuel d'un document. Ne pas confondre avec le producteur.

Authentification

Procédure par laquelle le responsable d'un service d'archives rend authentique une copie ou un extrait d'un acte ou d'un document qui y est conservé.

B
Bâtiment d'archives

Édifice conçu pour accueillir l'ensemble des fonctions d'un service d'archives.

Boîte d'archives

Unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d'une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d'archives, et à en faciliter la manutention et le rangement sur les rayonnages des magasins. Appelée communément carton.

Bordereau de versement

Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire.

Bureau d'ordre

Dans une administration ou un service, bureau du courrier chargé également de la gestion d'une partie des archives.

C
Cadre de classement

Schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série.

Cadre de classement

En gestion des documents, schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la préparation d'un plan de classement d'archives courantes.

Calendrier de conservation et d'élimination

Instrument de gestion qui, sous la forme d'un guide manuel ou électronique, regroupe toutes les règles de conservation et d'élimination d'un organisme.

Catalogage

Description normalisée d'une unité bibliographique. DAF

Catalogue

Instrument de recherche analytique et méthodique portant sur des documents choisis parce qu'ils sont de même type, comme les cartes et plans, les cartes postales, etc., ou parce qu'ils ont été réunis dans un dessein particulier, comme une exposition, quel que soit le fonds auquel ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation (matérielle).

Centre d'archives

Service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d'une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.

Centre de préarchivage

Service d'archives spécialisé dans la conservation et la communication des archives intermédiaires.

Charte d'archivage

voir échéancier de conservation

Chemise

Feuille de papier fort ou de carton mince pliée en deux servant à regrouper matériellement des documents relatifs à un même objet ou à isoler et conserver un ou plusieurs documents lors du classement et de l'inventaire.

Classement

En gestion des documents, opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.

Classement

Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.

Classement

Acte établissant une protection et un contrôle de l'État sur des documents privés en vue de leur conservation.

Classification

Procédure administrative par laquelle des documents sont dits classifiés, c'est-à-dire déclarés secrets ou non communicables pour des raisons d'intérêt national ou tout autre raison autorisée par la loi.

Classification

En gestion des documents, détermination des catégories ou des groupes entre lesquels doivent être distribués logiquement et systématiquement des dossiers en groupes ou catégories de sujets selon un ordre alphabétique ou numérique (séquentiel) pour en faciliter ou régulariser l'utilisation. Le résultat de la classification est le cadre de classement.

Cloud ou nuage

Le cloud ou l'informatique en nuages en français, est une technologie qui permet de mettre sur des serveurs localisés a distance des données de stockage ou des logiciels qui sont habituellement stockés sur l'ordinateur d'un utilisateur, voire sur des serveurs installés en réseau local au sein d'une entreprise

Collecte

Action de rechercher et de recueillir des documents, des objets, des informations.

Collection

Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support, sans considération de leur provenance, par opposition au fonds d'archives constitué de façon organique. Dans la pratique courante, on dit souvent «les fonds et collections» pour désigner l'ensemble des documents conservés dans un centre d'archives.

Communicabilité

Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon que la législation et la réglementation en vigueur et son état de conservation le permettent.

Communication

Ensemble des actions et des moyens mis en uvre par les services d'archives pour assurer l'accès aux documents.

Conditionnement

Opération consistant à placer des documents d'archives dans des contenants appropriés de façon à assurer leur conservation.

Conservation définitive

Action qui consiste, au terme du tri, à sauvegarder les documents qui ne sont pas destinés à la destruction.

Conservation matérielle

Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer l'intégrité physique des documents.

Consultation

Action de prendre connaissance d'un document.

Conversion

Action de transférer des documents d'un support à un autre, ou d'un format à un autre. Elle peut faire perdre des caractères de mise en forme du document original.

Copie

Reproduction partielle ou totale d'un document.

Cotation

Attribution d'une cote de classement ou d'une cote de rangement à des documents ou à des articles.

Cote

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque document ou article à des fins de classement ou de rangement.

Créateur

voir producteur

D
Dation

Procédure juridique par laquelle des biens culturels (entre autres des documents ou des fonds d'archives) sont acceptés par l'État en paiement d'obligations fiscales (droits de succession, impôts...).

Dépôt

Acte juridique confiant la conservation de documents ou de fonds d'archives à la garde d'un service d'archives à titre temporaire et révocable sans transfert de propriété. Par extension, l'ensemble des documents déposés.

Dérogation

Procédure administrative par laquelle il est fait exception à l'application d'une loi ou d'un règlement, particulièrement utilisée pour la communication de documents avant l'expiration du délai de communicabilité.

Description

Ensemble des opérations d'identification d'une unité archivistique, de sa description matérielle au contexte de sa production en passant par l'analyse du contenu et l'indexation. L'expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat.

Diplomatique

Science qui étudie les actes écrits en eux-mêmes (et par extension, tous les documents d'archives), d'après leur forme, leur genèse et leur tradition et en établit la typologie.

Document

Ecrit ou enregistrement qui, par lui-même ou par son support, a une valeur probatoire ou informative.

Document

Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité documentaire.

Document d'archives

Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité.

Document numérique

Terme générique désignant tout type de document sous forme d'enregistrement électronique.

Documentation

Science et techniques visant à rassembler, dans un domaine précis ou sur un sujet donné, toutes les informations pertinentes possible, en provenance des sources les plus diverses et à les analyser et indexer pour être en mesure de répondre rapidement au maximum possible de demandes de renseignements sur ce sujet.

Documentation

Ensemble des informations réunies volontairement sur un sujet donné.

Documents actifs

Voir Archives courantes

Documents administratifs

Document d'archives courantes ou intermédiaires établi par l'administration en application d'une procédure réglementaire.

Documents administratifs

Terme générique utilisé pour désigner tout document produit par les services administratifs, notamment publics.

Documents essentiels

Dans le contexte d'un programme de prévention en cas de sinistres, documents jugés indispensables à la poursuite des activités d'une entreprise (documentation de ses obligations et de ses droits, des droits et devoirs de ses employés et clients) et faisant l'objet de mesures de conservation particulières.

Documents semi-actifs

Voir Archives intermédiaires

Don

Remise de documents ou d'objets à un service d'archives à titre gratuit.

Données

Terme utilisé, en particulier en informatique, pour désigner une information.

Dossier

Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.

Droit d'accès

Droit d'un usager de consulter, dans les limites prévues par la loi, les documents détenus par l'administration.

Droit d'auteur

Ensemble des droits patrimoniaux et moraux dont bénéficie l'auteur d'un document ou d'une oeuvre originale.

Durée d'utilité administrative

Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final.

E
Echantillonnage

Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement.

échéancier de conservation

Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage.

Eliminables

Documents mis de côté pour être détruits conformément à l'échéancier de conservation.

Elimination

Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n'est plus justifiée. C'est l'une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion.

Empreinte

Empreinte (empreinte numérique ou condensat ou hash) : Résultat d'une fonction de hachage appliquée sur une chaîne de caractères de longueur quelconque visant à réduire celle-ci en une donnée de longueur fixe représentative de cette chaîne de caractères. L'empreinte est l'un des éléments permettant de vérifier l'intégrité d'un document, d'un flux, d'un lot, d'une transmission,... (comparaison d'empreintes).

Enregistrement

Inscription d'un acte sur un registre officiel destinée à en garantir l'authenticité et la publicité et le résultat de cette action ; par extension, inscription intégrale ou par extrait sur un registre ou sur otut support durable destiné à garder trace d'une opération.

Enregistrement

En informatique, ensemble de données traité comme un tout.

Enregistrement

Document résultant de l'inscription automatique d'information sur un support (sonore, visuel etc) à l'aide de machine.

Entrée

Terme générique désignant l'ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris en charge par un service d'archives à titre de versement, de don, de dépôt, d'achat ou de dation. Désigne aussi les objets ou documents pris en charge à l'occasion d'une entrée.

Estampillage

Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d'une marque indélébile sur des documents à l'aide d'un cachet identifiant son producteur ou son détenteur.

Etat des fonds

Instrument de recherche décrivant de façon sommaire tout ou partie des fonds et collections d'un service d'archives, par fonds, série et sous-série: intitulé, dates extrêmes, nombre d'articles et métrage linéaire.

Evaluation

Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.

Evaluation

Procédure permettant de déterminer l'intérêt d'acquérir un fonds d'archives privé.

F
Fichier

Ensemble de fiches ou d'enregistrements informatiques contenant des informations de même nature.

Fonds d'archives

Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.

Fonds et collections

Expression habituellement utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives.

Format

Ensemble des métadonnées qui définissent les caractéristiques formelles d'un document.

G-H
GAMUT

gamme de couleurs, spectre caractéristique.

Gestion des archives courantes et intermédiaires

Traduction de la notion anglaise du records management visant l'ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l'utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Gestion des documents administratifs

Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives.

Gestion des documents administratifs

Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents.

Gestion électronique des documents

Ensemble des systèmes d'information permettant la création de documents électroniques ou la numérisation de documents à partir d'autres formats, leurs identification, contrôle et conservation, leurs accès et diffusion.

Guide

Instrument de recherche présentant par fonds ou série les fonds et collections d'un service d'archives ou les sources archivistiques relatives à un sujet donné: intitulé, historique du producteur, sommaire du contenu, métrage linéaire, instruments de recherche. Il est généralement précédé d'un historique des services concernés et de renseignements pratiques.

I
Imprescriptibilité

Caractère d'une disposition légale dont la validité est sans limite dans le temps.

Inaliénabilité

Interdiction légale de vendre ou de céder un bien.

Index

Liste alphabétique des noms de personnes, de lieux ou de matières relevés dans des documents d'archives ou dans un instrument de recherche, assortis des références correspondantes (cote ou numéro de page).

Information

L'information est définie comme une connaissance pouvant être échangée. En pratique, l'information est donc un élément de connaissance susceptible d'être codé pour être conservé, traité ou communiqué.

Instrument de recherche

Terme générique pour tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d'archives dans l'exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d'archives.

Intégrité

L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records management »). Le document n'a subi aucune modification non tracée.

Intermédiaire

Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives).

Inventaire

Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.

ISAAR (CPF)

Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles.

ISAD (G)

Norme générale et internationale de description archivistique qui fournit, dans le cadre du respect des fonds, une structure type de description pour les archives de toute forme, de tout support et de toute époque.

J-L
Legs

Disposition de droits ou de biens faite par testament attribuant à un organisme des archives, des objets ou une collection.

Liasse

Unité matérielle de conservation d'archives formée par un ensemble de documents réunis par une sangle ou un autre moyen (ruban, ficelle, cordelette) dans une chemise.

Littérature grise

Documents à diffusion restreinte produits à l'intention d'un groupe institutionnel ou informel.

M
Magasin

Local d'un bâtiment d'archives destiné à la conservation des documents.

Manuscrit

Texte écrit à la main ou, par extension, élaboré par son auteur à l'aide d'une machine à écrire ou d'un ordinateur.

Métadonnées

Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps.

Mètre linéaire

Unité de mesure correspondant à la quantité d'articles d'archives tenant debout sur une tablette d'un mètre de longueur.

Microfilmage

Procédé photographique de reproduction d'un document d'archives sous forme de microfilm.

Microforme

Terme générique désignant tout type de support photographique utilisé pour enregistrer des micro-images, et chacun des exemplaires réalisés.

Migration

Action de transférer des documents d'un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité

Minute

Rédaction définitive d'un acte ou d'un document destinée à être conservée par son auteur.

Mission

En France, service d'un ministère, relevant de l'autorité scientifique des Archives nationales, chargé du contrôle des archives courantes, de la gestion des archives intermédiaires et de l'organisation des versements de ce ministère.

Modèle de Référence

Cadre permettant la compréhension des relations essentielles entre entités d'un environnement donné, ainsi que le développement de normes ou de spécifications cohérentes liées à cet environnement. Un Modèle de référence s'appuie sur un nombre restreint de concepts unificateurs et peut servir de support à la formation et à

la sensibilisation des non-spécialistes à ces normes (glossaire du modèle de référence OAIS).

Mots-clés

Mot ou groupe de mots caractérisant le contenu d'un document choisi, soit pour leur indexation, soit pour la formulation d'une demande de recherche.

N-O
Niveau de classement / description

Niveau choisi pour le classement et la description de l'unité de description (fonds, série organique, sous-série organique, dossier, pièce) et qui détermine le type d'instrument de recherche.

Nomenclature

Listes méthodiques détaillées de l?ensemble des termes et des codes désignant des objets, des lieux, des personnes etc., utilisées dans une profession, une technique, etc. et servant à l?identification et au classement de ces objets, lieux, personnes ou données statistiques.

Norme

Document, établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donné (définition officielle de l'ISO/CEI).

Numérique

L'information est transformée par un processus qui la rend numérique. On parle de données numériques :

• la photo est scannée (ou numérisée par l'appareil photo) pour mise en mémoire,

• le son est échantillonné et stocké dans un format propre à la musique (ex : MP3),

• l'enregistrement des variations de la température se présentera alors comme une suite de couples de valeurs (temps1, température1), (temps2, température2), etc.

Dans ce cas, le signal ne peut prendre que des valeurs bien définies, en nombre limité, on parle alors de signal numérique. Un signal numérique se traduit ainsi par des « 0 » et des « 1 » ; c'est donc un nombre binaire ou une collection de nombres binaires.

Les données numériques se présentent toujours comme une suite ou un ensemble de valeurs. Elles ont donc un caractère discontinu, discret.

Numérisation

Procédé électronique de reproduction d'un document d'archives sous forme de document électronique.

Original

Document émanant directement de son auteur, origine et source première des reproductions et des copies éventuelles

P
Paléographie

Science qui a pour objet l'étude, la description et le déchiffrage des écritures anciennes.

passe-bas

Filtre passe-bas: dispositif qui limite la résolution à une valeur supérieure limite. Tout ce qui est plus grand en résolution sera recalculé, et une nouvelle image en résolution plus basse sera incorporée au fichier final.

Pièce

Document ou partie de document individualisé (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...)

Plan d'archivage

Voir 'échéancier de conservation'

Plan de classement

Système qui fixe l'organisation des archives courantes en usage dans les bureaux.

Plan de classement

Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un service d'archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.

Point d'accès

Nom, mot-clé, entrée d'index, etc., permettant de rechercher et de retrouver une description.

Préarchivage

Terme désignant l'organisation et la gestion des archives intermédiaires.

Préservation

Terme générique désignant l'ensemble des procédés et mesures destinés à assurer la protection physique des archives contre tous les agents de détérioration.

Producteur d'archives

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Provenance

La relation entre des documents et les organisations ou les individus qui les ont créés, reçus et utilisés dans le cadre de leurs activités.

Provenance

Identifie l'organisme producteur ou créateur des archives ou l'organisme qui lui a succédé.

Q-R
Rangement

Opération matérielle consistant à mettre en ordre des documents ou des articles.

Rayonnage

Ensemble constitué par les tablettes et de l'ossature qui les soutient, destiné au rangement des articles.

Récolement

Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d'archives ou un fonds. Désigne aussi l'opération destinée à vérifier l'intégralité des fonds et collections d'un service d'archives périodiquement ou lors du changement de responsable d'un service d'archives.

Registre

Document ou volume généralement paginé, parfois paraphé, dans lequel sont consignés systématiquement des actes ou des opérations à titre de référence ou de preuve.

Répertoire

Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l'article, et donnant pour chacun, sa cote, ses dates extrêmes et une analyse.

Respect des fonds

Principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d'origine.

Restauration

Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.

Revendication

Procédure administrative ou judiciaire d'une administration ou d'une personne physique ou morale pour la récupération d'archives qui lui appartiennent et qui se trouvent en d'autres mains.

S
Saisie

Processus par lequel des données sont inscrites dans un fichier informatique.

Sceau

Empreinte d'une matrice sur un support de cire ou de métal fixée à un document comme marque de validation ou pour le clore.

Sélection

Modalité de tri qui consiste à choisir, en vue de leur conservation définitive, certains documents dans un ensemble en fonction de critères qualitatifs.

Série

Ensemble de pièces ou de dossiers de même nature à l'intérieur d'un fonds d'archives. Dite aussi série organique.

Série

Division primaire d'un cadre de classement.

Service d'archives

Définition manquante

Service versant

Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d'archives, qu'il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu'il les ait héritées d'un service dont il a ou non repris les attributions.

Sigillographie

Science appliquée à l'étude des sceaux.

Signature

Inscription qu'une personne fait de son nom sous une forme particulière et constante pour affirmer l'exactitude, la sincérité (l'authenticité) d'un écrit ou en assumer la responsabilité.

Sort final

Destination concrète des documents correspondant à la mise en oeuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou un autre outil de référence.

Standards

Convention fondée sur un consensus plus restreint que pour la norme, généralement élaboré entre des industriels au sein de forums ou de consortiums (source Afnor).

Support

Matière (papier, film, bande magnétique,) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document.

T
Tableau d'archivage

Document réglementaire établi par l'administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d'une fonction administrative, et fixant pour chacun d'entre eux le délai d'utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer. Voir 'Echéancier de conservation'.

Tableau d'élimination

Aussi Tableau des éliminables. Voir 'Echéancier de conservation'.

Tableau de gestion

Voir 'Echéancier de conservation'

Tableau de tri

Voir 'Echéancier de conservation'.

Thésaurus

Vocabulaire contrôlé de termes reliés sémantiquement (hiérarchisés, associés ou équivalents) servant, en documentation, à indexer des notions d'un ensemble de documents.

Titre

Terme utilisé couramment pour désigner l'intitulé d'un document ou d'un dossier généralement donné par son auteur.

Titre

Document authentique certifiant un droit.

Traçabilité

Fait de créer, d'enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l'utilisation des documents.

Traçabilité

Qualité d'un document d'archives dont on connaît la genèse et la tradition.

Traitement

Ensemble des procédures et des opérations d'organisation, tri, classement, description et conditionnement d'archives.

Tri

Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.).

Type de document

Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, matériel (par exemple: aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération...).

U-Z
Valeur primaire

Valeur qu'un document possède en fonction du processus administratif qui lui a donné naissance.

Valeur secondaire

Par opposition à valeur directe, qualité d'un document d'archives appréciée en fonction des informations de portée scientifique et historique qu'il contient et du motif de sa production.

Versement

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.

Versement

Action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents.

Visa

Autorisation, donnée par l'administration des archives à une autre administration, de procéder à l'élimination de documents d'archives.

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