Module 1 - Section 1 : Définir les archives

Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

Voir BÂTIMENT D'ARCHIVES.

Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.

Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité.

« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans lʼexercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » (ISO30300, 2020).

Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives.