2.3.2. Les formes de la profession
À ce titre, la profession d’archiviste se distingue fondamentalement de professions qu’on a coutume de dire voisines comme celles de bibliothécaire et de documentaliste, celles-ci ayant pour mission de donner accès à des documents ou à des informations qui sont par nature créés pour être diffusés.
Dans certains cas, la totalité de la fonction «archives» est assurée par une seule personne ou un même service ; dans d’autres cas, elle est répartie entre deux personnes et deux services, l’un s’occupant plutôt des archives courantes dans les bureaux et l’autre de la conservation dans la longue durée. Dans certains pays cette répartition des tâches a donné naissance à deux professions distinctes : le gestionnaire de documents chargé des archives courantes et intermédiaires et l’archiviste responsable essentiellement des archives définitives. Elles développent chacune un aspect particulier de la fonction.
Lorsqu’elle est pratiquée de façon distincte de la gestion des archives définitives, la gestion des documents administratifs, aussi appelée gestion des archives courantes et intermédiaires, désigne l’ensemble des politiques, des procédures et des activités qui permettent à un organisme d’établir un contrôle sur l’information administrative qu’il génère et ce, depuis sa création jusqu’à son élimination ou son versement aux archives définitives.
Dans plusieurs pays, les tâches dévolues à l’archiviste sont l’objet d’un référentiel élaboré par la profession qui en définit :
les activités essentielles,
les compétences,
la formation,
l'environnement et le contexte de travail.
Exemple :
Pour l'emploi-type de l'archiviste, voir le référentiel de l'Université de Poitiers.
