3.1. L'archiviste, le producteur des archives et la gestion des documents
Attention :
Toutes les interventions nécessaires à la création et à la bonne tenue des archives pendant les âges courant et intermédiaire sont décrites en détail dans les modules "Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes" et "Gestion des documents semi-actifs/ traitement des archives intermédiaires". Il suffit ici d'évoquer les principaux concepts et de les replacer dans leur contexte afin de souligner la continuité entre la gestion des documents administratifs et la gestion des archives définitives.
Le début de la chaîne archivistique échappe souvent à l'action de l'archiviste et dépend de la bonne organisation des bureaux.
Elle comprend l’inventaire et le classement des documents. L'inventaire des documents est le résultat de l’opération qui consiste à prendre connaissance des documents de l'organisme ou des services et de leurs usages. Le cadre de classement des documents et des dossiers est une nomenclature servant de guide pour chaque service à la mise en ordre ses documents.
L’évaluation consiste à apprécier les différentes valeurs d’usage d’ensemble de documents ou de dossiers (preuve, action administrative, témoignage, information). Pour les ensembles qui n’ont qu’une valeur temporaire, on déterminera au terme de quel délai ils peuvent être éliminés ; pour ceux qui sont jugés de valeur permanente, on prévoira les modalités de leur conservation permanente.
L’évaluation précède ce que l’on appelle le tri ou la sélection qui consistent à distinguer les documents que l’on garde de ceux que l’on va éliminer. Afin d’aider les services producteurs à préparer les tris, les services d’archives élaborent en concertation avec eux des échéanciers de conservation [1] ou calendriers de conservation qui dressent la liste des documents et dossiers avec la durée des échéances de tri.
Le classement et la description des archives courantes doivent être faits de telle façon qu’ils préparent et facilitent les tâches suivantes du traitement archivistique, celles des archives définitives notamment en matière de classement (abordé dans le module "Traitement des archives définitives") et de description.
