Glossaire
A
- Archives
Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.
- Archives courantes
Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
- Archives définitives
Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
- Archives intermédiaires
Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives)
- Archives privées
Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
- Archives publiques
Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
- Archiviste
Professionnel chargé de la gestion d'archives.
- Archivistique
Science qui étudie les archives, les principes et les procédés méthodiques employés à la conservation et la mise en valeur des documents d'archives.
- Article
Unité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documents d'archives; de ce fait, il porte la cote. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers)
B-C
- Bordereau de versement
Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire.
- Collection
Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support, sans considération de leur provenance, par opposition au fonds d'archives constitué de façon organique. Dans la pratique courante, on dit souvent «les fonds et collections» pour désigner l'ensemble des documents conservés dans un centre d'archives.
- Cotation
Attribution d'une cote de classement ou d'une cote de rangement à des documents ou à des articles.
- Cote
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque document ou article à des fins de classement ou de rangement.
D-F
- Dossier
Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.
- échéancier de conservation
Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage.
- Fonds d'archives
Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.
G-Z
- Liasse
Unité matérielle de conservation d'archives formée par un ensemble de documents réunis par une sangle ou un autre moyen (ruban, ficelle, cordelette) dans une chemise.
- Magasin
Local d'un bâtiment d'archives destiné à la conservation des documents.
- Mètre linéaire
Unité de mesure correspondant à la quantité d'articles d'archives tenant debout sur une tablette d'un mètre de longueur.
- Pièce
Document ou partie de document individualisé (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...)
- Rayonnage
Ensemble constitué par les tablettes et de l'ossature qui les soutient, destiné au rangement des articles.