Glossaire [Particularités des archives définitives]

Glossaire

Archives courantes: Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
Archives définitives: Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
Archives définitives: Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
Archives intermédiaires: Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives)
Archives intermédiaires: Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives)
Archives privées: Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
Archives publiques: Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.

Classement: Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.
Collecte: Action de rechercher et de recueillir des documents, des objets, des informations.
Cotation: Attribution d'une cote de classement ou d'une cote de rangement à des documents ou à des articles.

Description: Ensemble des opérations d'identification d'une unité archivistique, de sa description matérielle au contexte de sa production en passant par l'analyse du contenu et l'indexation. L'expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat.
Documents actifs: Voir Archives courantes
Documents semi-actifs: Voir Archives intermédiaires

Evaluation: Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.
Fonds d'archives: Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.
Fonds et collections: Expression habituellement utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives.

Gestion des documents administratifs: Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives.
Gestion des documents administratifs: Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives.
Instrument de recherche: Terme générique pour tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d'archives dans l'exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d'archives.

Préservation: Terme générique désignant l'ensemble des procédés et mesures destinés à assurer la protection physique des archives contre tous les agents de détérioration.
Producteur d'archives: Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.
Sélection: Modalité de tri qui consiste à choisir, en vue de leur conservation définitive, certains documents dans un ensemble en fonction de critères qualitatifs.
Support: Matière (papier, film, bande magnétique,) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document.
Tri: Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.).
Versement: Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.