Glossaire [Collecte (ou accroissement)]

Glossaire

Accroissement: Ensemble des documents entrés pendant une période donnée dans un service d'archives ou dans un centre de préarchivage tant par versement que par dépôt, réintégration, achat, don ou legs.
Acquisition: Dans le langage courant, ce terme désigne souvent toutes les procédures d'entrée des documents dans les archives.
Archives définitives: Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
Archives privées: Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
Archiviste: Professionnel chargé de la gestion d'archives.

Bordereau de versement: Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire.
Centre d'archives: Service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d'une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.
Classement: Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.
Collecte: Action de rechercher et de recueillir des documents, des objets, des informations.
Copie: Reproduction partielle ou totale d'un document.

Dation: Procédure juridique par laquelle des biens culturels (entre autres des documents ou des fonds d'archives) sont acceptés par l'État en paiement d'obligations fiscales (droits de succession, impôts...).
Dépôt: Acte juridique confiant la conservation de documents ou de fonds d'archives à la garde d'un service d'archives à titre temporaire et révocable sans transfert de propriété. Par extension, l'ensemble des documents déposés.
Document d'archives: Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité.
« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans lʼexercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » (ISO30300, 2020).
Don: Remise de documents ou d'objets à un service d'archives à titre gratuit.
Durée d'utilité administrative: Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final.

échéancier de conservation: Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage.
Evaluation: Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.
Fonds d'archives: Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.
Fonds et collections: Expression habituellement utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives.

Legs: Disposition de droits ou de biens faite par testament attribuant à un organisme des archives, des objets ou une collection.
Producteur d'archives: Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.
Service d'archives: Définition manquante

Tableau de gestion: Voir 'Echéancier de conservation'
Tableau de tri: Voir 'Echéancier de conservation'.
Versement: Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.