Module 6 - section 3 : Tri archivistique

En plus de leur valeur directe, les documents d’archives possèdent aussi souvent des valeurs indirectes^[2] [1]^[1] lorsqu’ils peuvent être utiles à des fins différentes de celles pour lesquelles ils ont été produits.

Ces valeurs indirectes sont souvent celles qui justifient la conservation définitive de certaines archives pour servir de sources à des recherches futures et établir les fondements de notre connaissance de nos institutions, de nos sociétés et de nos pratiques. Nous avons déjà recensé dans le premier module la grande diversité des utilisateurs de nos archives (voir particulièrement le chapitre intitulé «Les archives pour qui ?»). C’est en se référant à ces usages possibles que l’archiviste peut plus sûrement déterminer des valeurs indirectes.

Plusieurs raisons peuvent motiver l’attribution d’une valeur indirecte à des archives.

• Souvent, c’est l’importance de l’information révélée par les documents et les dossiers qui en justifiera la conservation. L’archiviste établira alors que les documents ou les dossiers contiennent des renseignements utiles sur les personnes, les événements ou les contextes de fonctionnement de l’organisme producteur des archives ou d’individus ou d’organismes avec lesquels le producteur des archives a traité.

• Dans d’autres cas, l’archiviste décidera de conserver des documents et des dossiers d’archives en raison de leur valeur de témoignage lorsqu’ils révèlent des processus, des modalités et des pratiques uniques, originales ou typiques.

• Dans certains cas, on conservera des échantillons de dossiers de certains formulaires de routine pour qu’ils servent de spécimen à des fins d’étude diplomatique, pour garder une trace de la façon dont certaines procédures de routines (application pour un passeport, demandes d’exemptions de certaines taxes etc) étaient complétées.