Glossaire [Tri archivistique]

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Archives courantes: Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
Archives définitives: Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
Archives intermédiaires: Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives)
Archives privées: Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
Archives publiques: Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
Archiviste: Professionnel chargé de la gestion d'archives.

Calendrier de conservation et d'élimination: Instrument de gestion qui, sous la forme d'un guide manuel ou électronique, regroupe toutes les règles de conservation et d'élimination d'un organisme.
Centre d'archives: Service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d'une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.
Classement: Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.
Collecte: Action de rechercher et de recueillir des documents, des objets, des informations.
Conservation définitive: Action qui consiste, au terme du tri, à sauvegarder les documents qui ne sont pas destinés à la destruction.

Document: Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité documentaire.
Document d'archives: Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité.
« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans lʼexercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » (ISO30300, 2020).
Dossier: Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.

Echantillonnage: Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement.
échéancier de conservation: Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage.
Elimination: Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n'est plus justifiée. C'est l'une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion.
Evaluation: Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.

Fonds et collections: Expression habituellement utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives.
Gestion des documents administratifs: Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives.
Inventaire: Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
Producteur d'archives: Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Sélection: Modalité de tri qui consiste à choisir, en vue de leur conservation définitive, certains documents dans un ensemble en fonction de critères qualitatifs.
Service d'archives: Définition manquante
Support: Matière (papier, film, bande magnétique,) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document.
Tri: Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.).
Type de document: Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, matériel (par exemple: aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération...).

Valeur primaire: Valeur qu'un document possède en fonction du processus administratif qui lui a donné naissance.
Valeur secondaire: Par opposition à valeur directe, qualité d'un document d'archives appréciée en fonction des informations de portée scientifique et historique qu'il contient et du motif de sa production.
Versement: Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.