Introduction
La décision d’élaborer un index paraît simple en soi.
Les deux problèmes majeurs rencontrés dans le travail d’indexation sont :
le choix du vocabulaire
et le choix du niveau d’indexation.
Au-delà de la solution de ces problèmes, vous aurez aussi à choisir :
entre l’indexation libre ou contrôlée,
entre le recours à des renvois ou à un tableau méthodique.
Vous apporterez une réponse différente à toutes ces possibilités :
selon le type d’instrument de recherche que vous avez à indexer,
selon les types de recherche pour lesquels il sera utilisé et, évidemment,
selon les moyens qui sont mis à votre disposition.
La normalisation du vocabulaire est indispensable à la cohérence de l’indexation. Cet effort de normalisation peut être guidé par des référentiels existants, dont beaucoup sont issus de l’activité d’autres secteurs patrimoniaux que les archives.
En France, les professionnels des bibliothèques notamment ont largement contribué à la production de normes AFNOR en travaillant sur le formalisme des noms de lieux géographiques, des noms de personnes et des noms de collectivités. Dans la plupart des pays, il existe des organismes qui officialisent les noms des lieux géographiques et les noms des collectivités. Pour les noms de personnes, il est important de suivre les données du fichier d’autorité.
Il faut également adapter le niveau de précision du vocabulaire d’indexation au niveau de description de l’analyse :
éviter l’indexation détaillée au niveau d’un fonds ou d’un sous-fonds
et, inversement, éviter d’indexer de façon trop générale des unités de description dont l’analyse est très précise.
Ainsi, les principes de normalisation et les outils dont on peut disposer permettent de surmonter les difficultés que pose le choix du vocabulaire, à condition bien sûr de faire preuve d’une grande rigueur et d’une grande discipline.
