Introduction
Le choix du niveau d'indexation, lui, reste un problème délicat. C'est pourquoi l'indexation devrait se faire toujours au même niveau de détail sinon, la réponse donnée n'est pas cohérente.
EXEMPLE : |
|---|
Dans des dossiers d'élections politiques, on peut mentionner et indexer le nom des candidats ; si on ne le fait pas systématiquement, la réponse donnée est partielle, donc erronée : le chercheur pensera qu'il n'a à sa disposition qu'un dossier sur Monsieur X, alors qu'il y en a en fait plusieurs. |
Trois situations se présentent :
L’index d’un inventaire ou d’un répertoire
Il ne pose généralement que peu de problèmes, puisqu'il porte sur un ensemble limité, lui-même traité de façon homogène, qu'il est réalisé dans un temps limité et souvent par une même personne. Une harmonisation s'impose facilement.
Le fichier d’un fonds ouvert réalisé à partir d’instruments de recherche de même nature
Le fait que l'instrument de recherche couvre des documents d'archives qui présentent une certaine homogénéité demeure un atout. Par contre, l'ampleur du volume traité, l'étalement du travail dans le temps, l'intervention de plusieurs personnes rendent l'harmonisation plus aléatoire.
Un fichier général de service d’archives
Ici, les problèmes sont plus importants parce qu'un tel fichier est issu de l'indexation d'instruments de recherche de niveaux très divers, allant de l'inventaire sommaire au répertoire numérique, voire à l'état des fonds, et que les informations disponibles sont évidement de niveau très différents.
Les solutions sont différentes selon qu’il s’agit :
de noms communs
ou de noms propres.
