3.2. Bases de données
Une base de données est d’abord un outil de production et de gestion d’informations, adapté à une organisation, c’est-à-dire le service ou le centre d’archives dans toutes ses dimensions. Bien que la base de données soit d’abord créée pour mieux contrôler les informations des instruments de recherche, elle peut être utilisée à toutes les fins de gestion d’un service ou centre d’archives dont les impératifs plus larges interagissent en permanence avec la production d’inventaires.
Les bases de données documentaires comprennent différents champs structurant l’information (intitulé, dates extrêmes, présentation du contenu, description physique…).
Contrairement à ce qui s’écrit parfois, une base de données est compatible avec la description par niveaux et, encore plus, avec la création de liens multimédia. On peut même dire que ce sont les bases de données qui ont permis d’inventer les relations entre documents et les catégories d’informations hétérogènes.
En pratique, créer une édition respectant la description à plusieurs niveaux à partir d’une base de données décrivant des archives ne pose aucune difficulté majeure.
Exemple :
Certains services d’archives français, les Archives départementales de la Savoie notamment, ont réalisé un export des données saisies dans la base pour les mettre en ligne sur Internet en utilisant des outils de bases de données libres (MySql et développements JAVA).
En France, généralement, les bases de données ont été particulièrement utilisées :
pour les versements administratifs contemporains, qui ne peuvent être exploités qu’avec une recherche indexée permettant de regrouper les versements de même origine et de retrouver les versements intéressant un même sujet (base Priam 3 des Archives nationales de Fontainebleau) ;
pour les ensembles sériels de dossiers individuels (applications des Archives nationales, comme Nat, dossiers de naturalisation, ou Paris, dossiers de personnel des administrations centrales).
Une base de données est un outil indispensable pour “balayer” la totalité des fonds et trouver des informations qu’on ne penserait jamais à rechercher dans certaines sources. L’interrogation structurée et le thésaurus ont prouvé depuis longtemps leur supériorité sur les moteurs de recherche textuels.
Mais la base de données demeure un outil complexe à interroger pour l’utilisateur non averti, qui préférera toujours lire un texte et être guidé. L’interface d’interrogation ne remplace pas la lecture de l’inventaire, elle la complète.
L’orientation actuelle de certains services est donc de développer de nouvelles interfaces diversifiées pour leurs bases de données :
une interface cartographique
et des interfaces “guides”.
Dans les deux cas, en cliquant par étapes successives dans des menus, l’utilisateur reproduira l’équivalent d’une interrogation de la base de données.
Soulignons enfin que l’existence de bases de données spécifiques à un service n’interdit pas l’interrogation croisée de toutes les bases existantes (par exemple tous les services d’Archives départementales) : à très faible coût, il est possible de mettre en place des outils d’interrogation qui s’adressent aux différentes interfaces des bases de données et sont en mesure de fournir les réponses disponibles dans ces bases sans capter de trafic (exemple des bases bibliographiques de Savoie).
Attention :
L'idée que les bases de données ne seraient pas en format pérenne appartient elle aussi au passé : la plupart des logiciels sont aujourd'hui capables d'exporter leurs données dans des formats textes structurés qui sont au niveau inférieur au XML, en termes informatiques. En langage ordinaire, cela signifie qu'ils peuvent générer des structures plus simples que le XML (type données en tableau par exemple) et donc que leur intégration dans une structure plus complexe ne pose pas de problème technique.
Complément : Pour plus de détails...
Pour en savoir plus : étude de la direction des Archives de France sur les fonctionnalités documentaires des logiciels utilisés dans les archives publiques françaises.
La direction des Archives de France mène depuis 2006 une étude sur les fonctionnalités de description documentaire offertes par les logiciels de gestion des archives au regard des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF) et de la DTD EAD.
L'étude prévue vise, pour chaque logiciel pris en compte, à répondre aux questions suivantes :
est-il possible, avec le logiciel, de décrire les documents d'archives conformément à la norme ISAD(G) et les producteurs d'archives conformément à la norme ISAAR(CPF) ?
si oui, de quelle manière faut-il utiliser le logiciel pour aboutir à des descriptions conformes à ces normes ?
le logiciel permet-il de produire automatiquement des instruments de recherche au format XML suivant la DTD EAD ? Est-il possible d'intégrer dans le logiciel des documents structurés selon la DTD EAD ?
Le but de cette étude, toujours en cours, est triple :
fournir une information précise aux services d'archives engagés dans le choix d'un outil ;
donner des conseils pour l'utilisation de chaque logiciel ;
apporter une aide aux éditeurs qui souhaiteraient améliorer la conformité de leur produit avec les normes citées.
Les résultats de cette étude sont disponibles sur demande.
