Glossaire
A-D
- Authenticité
un document authentique est un document dont on peut prouver
a) qu'il est bien ce qu'il prétend être,
b) qu'il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l'avoir produit ou reçu, et
c) qu'il a été produit ou reçu au moment où il prétend l'avoir été.
(ISO 15489 « records management », 2016)
- document analogique
Toute donnée variant de façon continue ou dont la représentation se fait sous la forme dʼune grandeur physique continue pouvant prendre une infinité de valeurs, ainsi que des procédés et des appareils basés sur ce type de donnée, tel un document papier ou un document sur microfilm.
- Document d'archives
Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité.
« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans lʼexercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » (ISO30300, 2020).
- Document numérique
Terme générique désignant tout type de document sous forme d'enregistrement électronique.
Il sʼagit donc dʼun document constitué sous forme numérique, soit de façon native/initiale, soit par numérisation de document non numérique.
- Donnée
Représentation formalisée de l'information, adaptée à la communication, l'interprétation ou le traitement. Par exemple : une séquence de bits, un tableau de nombres, les caractères d'une page, un enregistrement audio, etc. Une donnée est donc un conteneur porteur d'une information ou d'un fragment d'information (glossaire du modèle de référence OAIS).
E-F
- Exploitabilité
Il doit donc être repérable, récupérable, et communicable. Le format ou le support sur lequel il est conservé devra permettre sa réutilisation le plus longtemps possible ». (ISO15489, 2016)
- Fiabilité
Pour qu'un document soit fiable, « son contenu doit pouvoir être considéré comme la représentation complète et exacte des activités ou des opérations qu'il décrit, de façon que sa consultation ultérieure permettre de comprendre comment lʼopération qu'il décrit a été réalisée ». (ISO15489, 2016).
- Format [numérique]
Ensemble des métadonnées qui définissent les caractéristiques formelles d'un document.
« Un format de document numérique est constitué dʼun ensemble de contraintes (ou règles) morphologiques (de forme) et de règles dʼinterprétation applicables au contenu du fichier (unique) ou des fichiers (multiples) composant un document numérique » (Marcoux, s.d. cité dans EBSI, 2018).
G-Z
- Information
L'information est définie comme une connaissance pouvant être échangée. En pratique, l'information est donc un élément de connaissance susceptible d'être codé pour être conservé, traité ou communiqué.
- Intégrité
L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records management »). Le document n'a subi aucune modification non tracée.
- Métadonnées
Données décrivant le « contexte, le contenu et la structure ainsi que leur gestion dans le temps » (ISO15489, 2016). On les utilise notamment pour définir les « spécifications techniques, l'organisation intellectuelle, les conditions d'utilisation, la préservation, l'échange entre systèmes et l'administration des données » (Turner, s.d. cité dans EBSI, 2018).
- Support
Matière (papier, film, bande magnétique,) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document.