Objectifs
Alors que le numérique occupe une place très importante dans le quotidien de l’archiviste, ce module vise à porter un regard sur les opportunités et les défis que posent la gestion et la conservation des documents numériques. En effet, il traite des questions fondamentales relevant de la gestion des documents numériques ainsi que des interventions pouvant être réalisées par les archivistes. En tenant compte des aspects conceptuels, fonctionnels et techniques de la création, la description, la classification et la gestion au moyen de diverses plateformes, on y présente les principales méthodes d'analyse propres aux documents numériques et les principales normes nationales et internationales applicables. Ainsi, ce module permet de mieux comprendre les diverses facettes de la gestion des documents numériques.
L’apprenant doit être en mesure de :
décrire les caractéristiques des documents numériques;
évaluer différentes approches, méthodes et technologies pour assurer la gestion des documents numériques;
prendre en compte les leviers ou les difficultés que pose l’environnement organisationnel et technique.
avoir une connaissance des différents niveaux d'intervention des archivistes dans la gestion des documents numériques.
Il nous semble important de préciser que ce module se veut une initiation à la gestion des documents numériques. Par ailleurs, la gestion des documents numériques requiert l’intervention de divers acteurs, notamment les professionnels des technologies de l’information et les usagers. L’archiviste doit donc s’appuyer sur des compétences et des savoir-faire spécialisés qui sont complémentaires à l’archivistique. L’archiviste doit aussi disposer d’une vue globale complète et d’une bonne connaissance de tous les besoins afin d’être un acteur incontournable de la gestion des documents numériques. Les connaissances et les méthodes de gestion des documents numériques sont en constante évolution. Par conséquent, ce module vise à présenter des bonnes pratiques. Celles-ci doivent cependant être adaptées selon les contextes organisationnels, la technologie disponible et les acteurs impliqués.
Les notions abordées dans ce module peuvent être complétées avec d’autres modules de formation du PIAF. Comme les principes de l’archivistique demeurent valides avec le numérique, il est recommandé de consulter le module 5 – Gestion et traitement des archives courantes et intermédiaires. De plus, les problématiques liées à la conservation à long terme sont abordées dans la suite du module 7 (7C) – Préservation numérique.
Le module 9 – Section 2 : Numériser les documents est un complément de formation pertinent puisqu’il présente les techniques de base pour l'utilisation des moyens de numérisation et le transfert de support vers le numérique.
Le module, « Un autre regard » : gérer les archives courantes : approche pratique peut également offrir à l’apprenant des suggestions quant aux niveaux d’intervention à adopter dans la mise en œuvre de dispositifs de gestion des archives courantes.
Le module 14 - Partenariat et coopération fournit des suggestions pour mener un projet de gestion des documents ainsi que sur les façons de développer des collaborations entre professionnels.
Finalement, le glossaire du PIAF doit être consulté pour les définitions des termes employés dans ce module de formation.