Objectifs

Description du module :

La préservation des documents d’archives sur support numérique – ce que les Québécois nomment documents technologiques – constitue désormais un enjeu quotidien des archivistes. L’archiviste dispose désormais d’un important panorama de normes, de standards, d’outils et de retours d’expérience pour lui permettre d’appréhender les documents d’archives sur support numérique et envisager leur préservation dans le temps. 

Le but du module est de :

  • aider à évaluer la situation en matière de préservation des documents d’archives sur support numérique ;

  • permettre de concevoir et mettre en œuvre une politique de préservation des documents d’archives sur support numérique.

L’apprenant doit être en mesure de :

  • appréhender les spécificités en matière de préservation des documents d’archives sur support numérique ;

  • dresser un état des lieux d’ensembles de documents d’archives sur support numérique ;

  • définir et mettre en œuvre une politique de préservation des documents d’archives sur support numérique ;

  • concevoir, mettre en œuvre et administrer un environnement permettant de gérer dans le temps les documents d’archives sur support numérique, quels que soient les moyens disponibles ;

  • appréhender les différentes catégories de formats de fichiers numériques ;

  • savoir comment aller plus loin dans la réflexion.

Positionnement :

Ce module s’inscrit naturellement dans la chaîne archivistique. S’il se concentre sur les questions de planification de la préservation, de mise en œuvre de la préservation et de stockage des documents d’archives sur support numérique, il fournit également des éléments à prendre en compte lors de la mise en place de politiques et procédures de gouvernance de l’information et de gestion de l’archivage/gestion des documents d’activité/gestion des documents institutionnels/records management, de collecte de documents d’archives définitifs et d’accès à ceux-ci. 

Il ne s’intéresse en revanche pas à la numérisation de documents d’archives sur support physique ou d’enregistrements sonores et audiovisuels sur support analogique, sauf dans le cas où l’opération de numérisation vise à substituer la version du document sur support numérique à celle sur support physique ou analogique.

Point sur le vocabulaire employé :

  • Le terme “préservation” est entendu comme recouvrant « les fonctions de conservation préventive et matérielle » [Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002] ;

  • Sont distingués :

    • les documents d’archives sur support physique, où l’information est directement accessible à l’œil humain ou ne nécessite, pour le devenir, que l’emploi d’un appareil optique (projecteur) permettant de faciliter son agrandissement 

    • les documents d’archives sur support analogique, où l’information, pour être intelligible, a absolument besoin de la médiation d’un appareil pour permettre à l’utilisateur de prendre connaissance de l’information (projecteur, lecteur, etc.) ;

    • les documents d’archives sur support numérique, qu’ils aient été directement produits avec des outils numériques ou soient le produit de la numérisation de documents d’archives sur support physique ou analogique. L’information, pour être intelligible, a absolument besoin de la médiation d’un environnement matériel et logiciel pour permettre à l’utilisateur de prendre connaissance de l’information ;

  • “Document d’archives” est l’expression utilisée pour identifier toute information sur un support qui a besoin d’être prise en charge et conservée, soit pour sa valeur de preuve, soit pour sa valeur informationnelle, soit pour sa valeur patrimoniale ou de recherche. En fonction du contexte, l’expression pourra concerner des documents, des records ou des archives au sens anglo-saxon des termes ;

  • “Service d'archives” est l’expression utilisée pour désigner toute structure ou organisme souhaitant mettre en place une politique de préservation de documents d’archives sur support numérique. Ce service d’archives peut être 

    • interne à une organisation productrice et en charge de la gouvernance de l’information et de la gestion de l’archivage/gestion des documents d’activité/records management ou de la gestion d’archives intermédiaires ;

    • externe à une organisation productrice, soit qu’il s’agisse d’un prestataire de tiers archivage, soit d’un service d’archives définitif. 

Les notions abordées dans ce module peuvent être complétées par :

  • le module 9 - Section 2 : Numériser les documents qui présente les techniques de base de transfert de support vers le numérique

  • le module 5 Gestion et traitement des archives courantes et intermédiaires 

Il est vivement conseillé de prendre connaissance du module 7B Gestion des documents numériques au stade courant avant d’entamer la lecture du module présentement proposé. Certaines notions de base, activées ici, sont exposées plus longuement dans ce premier module. 

Le glossaire du PIAF doit être consulté pour les définitions des termes spécifiques.