7.2 – Un format orienté transfert : le standard d'échange de données pour l'archivage français (SEDA)
Site de la direction générale de la modernisation de l’Etat
Site de la direction des Archives de France
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/standard/
7.2.1 – Objectifs et description générale
Son objectif a été dans un premier temps très concrètement de pouvoir préciser aux services producteurs le format dans lequel les objets d’archives devaient être transférés accompagnés de leurs métadonnées descriptives, informations de pérennisation et informations de représentation (bordereau de versement) pour ensuite pouvoir être intégrés dans une plateforme d’archivage électronique.
Il s’agissait par conséquent de définir un format pivot permettant de faciliter les échanges entre un service d’archives et ses interlocuteurs et de permettre l’automatisation des transferts et de l’élaboration des bordereaux de versement, ces derniers étant automatiquement « nourris » des métadonnées métier présentes dans les systèmes d’information des producteurs (applications métier sous forme de bases de données, gestions électroniques de documents, flux de données dématérialisés). Il s’agissait ainsi d’éviter les ruptures de charge entre chacun des partenaires.
Ainsi, le SEDA définit à la fois :
la structure et le contenu des messages échangés entre les acteurs du processus, qu’il s’agisse d’un transfert, d’une élimination, d’une communication, d’une restitution
la structure et le contenu des bordereaux de versement accompagnant les objets d’archives.
La structure de ces bordereaux est conforme à la norme de description des documents d’archives (ISAD-G –précisément présentée dans le module Traitement des archives définitives) et l’ensemble du SEDA est conforme aux règles de l’organisation de normalisation internationale des Nations-Unies : l’UN-Cefact : http://www.unece.org/cefact/
7.2.2 – Mise en œuvre du SEDA
Lorsqu’un service producteur souhaite transférer des objets à archiver pour la première fois, la première tâche consiste à élaborer un modèle de description pour cette catégorie documentaire, dérivée du SEDA, de manière à pouvoir spécifier précisément la forme des exports qui seront ensuite mis en œuvre à partir du système d’information du producteur (application métier, gestion électronique de documents, plateformes sécurisées de télétransmission avec signature électronique des transactions….), quel que soit les modalités de l’export (par réseau, automatique, manuel).
La structure et la granularité du classement sont définies (description à un ou plusieurs niveaux : par exemple versement des dossiers de personnels clos en 2009 et au niveau de description inférieur, dossier de personnel de monsieur Durand). Pour chaque niveau, on définit les éléments de description associés suivant la structure du SEDA :
la plupart notamment aux niveaux inférieurs de la description seront récupérés automatiquement à partir du système d'information (dans notre exemple, des éléments concernant l'identité de l'agent et les principales étapes de sa carrière) ;
d'autres seront définis a priori (par exemple des mots clés issus des thesaurii des services des archives) ;
d'autres encore ne seront définis qu'au moment du transfert (par exemple la date du versement).
A partir de ce moment-là, les spécifications sont définies qui permettront d’intervenir informatiquement sur le système d’information du producteur pour préparer concrètement les versements (afficher les dossiers clos en 2009) et générer automatiquement les exports.
Jusqu'à présent, les modèles de description appelés « profils » sont élaborés manuellement.
Exemple :
Une application est actuellement en cours de développement au sein de la direction des Archives de France afin d'assister l'utilisateur à l'élaboration de ces profils et générer ensuite des schémas XML pour chaque profil. Si le profil concerne une catégorie qu'on retrouve sur l'ensemble du territoire, il est élaboré et publié avec l'assistance de la direction des Archives de France, de manière à ce que chaque service d'archives puisse l'exploiter pour ses propres besoins.
Un export (SIP) lors d’un transfert d’un service producteur vers un service d’archives est par conséquent constitué d’un fichier conteneur dans lequel on trouve
à la fois le bordereau de versement .xml
et les fichiers de données associés.
Le lien entre les deux se fait par l’intermédiaire d’identifiants URL.
Lors de l’arrivée dans le service d’archives, le fichier est analysé, contrôlé, validé ou non, des messages sont échangés.
Lors de la prise en charge emportant transfert de responsabilité, les informations du bordereau de versement sont intégrées et éventuellement enrichies dans l’outil de gestion de recherche du service d’archives.
Le SIP est transformé en AIP suivant le format de métadonnées pour la conservation choisi par le service d’archives. Dans les cas les plus simples, il peut avoir la même forme et structure que le SIP mais avec enrichissement du bordereau de versement (résultat des contrôles, identification des formats, enrichissement de la description…) et la génération de fichiers issus des conversions de format des fichiers reçus, si des transformations de cette nature sont programmées.
L’AIP est ensuite ingéré dans l’infrastructure de stockage du service d’archives, avec lien avec le système de gestion documentaire.
Exemple : Des exemples de profils et fichiers au format du SEDA
Profil pour les actes réglementaires des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité (par les préfectures) issus de plateformes de télétransmission: faire le lien avec le fichier profil_contrôle_legalite_exemple
Profil pour les données issues de l’application métier et de l’outil de gestion électronique de documents gérant les prestations accordées par les maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) dans les départements : faire le lien avec le fichier profil_MDPH_exemple
Exemple : Bordereau de versement, partie « entête » pour un versement de dossiers concernant l'attribution du revenu minimum d'insertion (RMI) dans le département du Finistère
<ArchiveTransfer xsi:schemaLocation="fr:gouv:ae:archive:draft:standard_echange_v0.1 ../../ANFontainebleau/schemas/archives_echanges_v0-1_archivetransfer.xsd">
−
<Comment>
Transfert de dossiers individuels de revenu minimum d'insertion
</Comment>
<Date format="ISO 8601">2008-06-18T00:00:00.0Z</Date>
<TransferIdentifier schemeAgencyName="Direction de l insertion">2008-00025
</TransferIdentifier>
−
<TransferringAgency>
<Identification schemeName="SIREN">org_submitter</Identification>
−
<Name>
Direction de l'insertion et de la lutte contre les exclusions
</Name>
−
<Contact>
<JobTitle>Chef de service</JobTitle>
<PersonName>M. DUPONT</PersonName>
<Responsibility/>
</Contact>
−
<Address>
<CityName>QUIMPER</CityName>
<Country>France</Country>
<LineOne>Cité administrative de Ty Nay</LineOne>
<LineTwo>BD du Finistère</LineTwo>
<Postcode>29000</Postcode>
</Address>
</TransferringAgency>
−
<ArchivalAgency>
<Identification schemeName="Identifiant de la direction des archives">org_archivist</Identification>
<Name>Archives départementales du Finistère</Name>
−
<Contact>
<JobTitle>Responsable des archives contemporaines</JobTitle>
<PersonName>Mme DUPONT</PersonName>
<Responsibility>correspondant archives électroniques</Responsibility>
</Contact>
−
<Address>
<CityName>QUIMPER</CityName>
<Country>France</Country>
<LineOne>Cité administrative de Ty Nay</LineOne>
<LineTwo>BD Finistère</LineTwo>
<Postcode>29000</Postcode>
</Address>
</ArchivalAgency>
Exemple : Bordereau issu d'une transformation par une feuille de style, pour un versement de dossiers d'étrangers : description du versement dans son ensemble
Intitulé : Délivrance de titres de séjour : dossiers individuels des étrangers clos en 1997 (décédés, naturalisés, expulsés, inactifs depuis plus de 2 ans)
Cote service d'archive: W1234
Convention: contrat-GED_etrangers
Niveau de description: Groupe de documents
Historique: En 2006, un applicatif Ged a été mis en œuvre par la préfecture des Ardennes : Gargantua, version XX. Les données de description permettant au service des étrangers de retrouver un dossier scanné ont été toutes extraites de la base nationale des ressortissants étrangers en France (AGDREF) et injectées dans Gargantua. Les dossiers papier ont été ensuite numérisés par le logiciel de gestion électronique, et transmis au service d'archive après transformation au format français d'échange des données pour l'archivage électronique, publié dans le référentiel général d'interopérabilité par le logiciel XXXX élaboré par le service informatique de la préfecture en 2008. A noter qu'il peut exister des métadonnées sans dossier numérisé associé, la préfecture ayant opté pour une reprise partielle des dossiers
Description: Fiche cerfa, pièces justificatives d'état civil et de la situation familiale et professionnelle
Dates extrêmes : 17 décembre 1976 au 30 décembre 2006
Service producteur: Préfecture des Ardennes-Direction de la réglementation et des libertés publiques
Lieu de dépôt: Archives départementales des Ardennes
Indexation:
Mot-clé: étranger
Confidentialité: La lecture des métadonnées est libre
Identifiant: code du mot étranger dans le thesaurus W
Type: Collectivité
Mot-clé: titre de sejour
Confidentialité: La lecture des métadonnées est libre
Identifiant: code du mot titre de séjour dans le thesaurus W
Type: Collectivité
Sort final: 2 ans puis Conserver
Date de départ du calcul: 18 novembre 2006
Restriction d'accès: 75 ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier
Date de départ du calcul: 18 novembre 2006
Langue du contenu: français
Confidentialité de la description: La lecture des métadonnées est libre
Exemple : Description au niveau d'un dossier anonymisé: les éléments de description ont été récupérés automatiquement à partir des index du système d'information du producteur
Intitulé : 0000000186 L. B.
Niveau de description: Dossier Description: numero AGDREF=0000000186;nom patronymique=L.;Prenom=B.Nom marital=non renseigne;Date de naissance=1924-07-06T00:00:00;Lieu de naissance=AZAZGA;Pays de naissance=ALGERIE;Sexe=M;Nationalite=ALGERIENNE;Document actuel=Carte resident algerien;Date de debut de validite=1995-02-27T00:00:00;Date de fin de validite=2005-02-26T00:00:00;Date de delivrance=1995-07-01T00:00:00;Reference reglementaire=non reference;Statut=N;Numero de dossier=IBA0000002;Code de mouvement=non renseigne;Indicateur dossier archive=non renseigne;numero dossier reference=non renseigne;Commune d'habitation=VIVIER AU COURT;
Dates extrêmes : 01 juillet 1995 au 26 février 2005
Langue du contenu: français
Confidentialité de la description: La lecture des métadonnées est restreinte
