1. Définition
La « communication administrative » (entre le service d'archives et le service producteur) permet au service versant de disposer d'un accès privilégié aux documents conservés dans les services d'archives définitives. A fortiori, l'accès aux documents conservés dans les services d'archives des administrations ou services (hôpitaux, greffes des tribunaux...) est également facilité.
Exemple :
Un service d’archives médicales est intégré dans l’hôpital. Ce service reçoit les dossiers des patients à leur sortie de l’hôpital. Son activité principale consiste à communiquer les dossiers quand les patients reviennent. Les dossiers sont retournés au service d’archives complétés des nouveaux documents établis lors du séjour du patient. Souvent ce sont les archivistes qui complètent le dossier (résultats d’examen ou comptes rendus arrivés tardivement).
Exemple :
Un service d’archives de type patrimonial qui conserve principalement des archives de l’époque médiévale et moderne
Il est le plus souvent extérieur à l’administration dont dépend le service versant. Les relations avec les services versants ou leurs lointains héritiers sont rares et ne concernent pratiquement jamais le travail courant du service versant. Les dossiers empruntés ne sont surtout pas remis à jour.
Remarque : Notes !
Bien entendu il existe toute une gamme de situations entre ces deux exemples extrêmes.
Mais il n’y a pas de hiérarchie de valeur entre eux. Chacune des deux situations citées en exemple a ses avantages et ses contraintes.
