Introduction
Comment monter un service à partir de rien ? Par quoi commencer ? Comment convaincre les décideurs de l'intérêt, voire de la nécessité de se doter d'un service d'archives, et de lui donner les moyens de travailler ? De qui s'entourer ? Quels outils utiliser ? Comment organiser le travail quand on a réussi à obtenir des locaux et du personnel ?...
On est assailli par une foule d'interrogations quand on aborde "le monde des archives". Créer ex nihilo un service d'archives, organiser son fonctionnement, assurer sa rapide opérationnalité apparaissent comme autant de défis impossibles à relever.
Heureusement, il existe des solutions pour s'organiser et optimiser son travail.
La bonne marche d'un service d'archives repose sur :
de bonnes connaissances archivistiques
une bonne organisation et une saine gestion
mais aussi sur beaucoup de bon sens et sur un sens des réalités sûr.
Trois recommandations préalables :
il vous faut recueillir un maximum d'informations pertinentes sur l'organisation (passée et présente) de votre structure (entreprise privée ou service public) ;
si on vous en donne les moyens, nous vous conseillons de vous entourer de collaborateurs motivés. Même s'ils ne sont pas formés à l'archivistique, leur motivation leur permettra d'acquérir rapidement un minimum de notions de classement[1] et de méthode indispensables au traitement des archives ;
vous devez enfin organiser le travail et vous organiser vous-même pour être pleinement efficace avec les moyens dont vous disposez. C'est là que le bon sens peut parfois faire des merveilles.
Une fois mises en œuvre, ces différentes qualités vous permettront d'organiser un service et de bien le gérer.
Viendra ensuite le temps de la valorisation, de la reconnaissance du travail par votre hiérarchie et par le public : ce sera l'aboutissement d'un travail qui paraît souvent ingrat, mais qui est tellement enrichissant sur le plan de la connaissance !