3.2. Le cahier des charges
Pas de programme d'informatisation sans cahier des charges préalablement établi.
Il commence généralement par un état de la situation informatique du service :
existence préalable d'ordinateurs
logiciel(s) utilisé(s)
existence d'un réseau
données à récupérer.
Il se doit ensuite de définir les objectifs précis de l'informatisation :
établissement d'un récolement permanent
gestion d'une salle de lecture (avec suivi des communications et production de statistiques périodiques)
gestion des entrées (versements, dons...)
possibilité de gérer des bordereaux de versement ou d'élimination produits par les services
suivi des traitements (conditionnement, restauration, numérisation, élimination)
gestion des espaces (recherche d'emplacements libres)
récupération de données informatiques (préciser dans ce cas avec quel logiciel elles ont été produites)
aide pour l'établissement d'instruments de recherche
recherche documentaire.
Il doit enfin poser la question de la pérennisation des données et prévoir dans quelles conditions s'effectuera l'évaluation du fonctionnement du service créé.
