Trois contextes
Plus que tout autre domaine de la pratique de notre profession, celui de la gestion des archives courantes (nous reviendrons sur le vocabulaire plus tard) nous paraît intimement lié au contexte administratif, économique, culturel et social d’un pays, d’une région, d’une institution, d’une entreprise, etc.; or celui-ci ne permet pas toujours de commencer par la mise en place d’une politique de gestion des documents comme décrite dans les modules 4 et 5.
C’est aussi le domaine qui est le moins bien maîtrisé dans le cycle de vie (voir : module 2 section 1 chap.2.1.2.) du document. Dans bien des pays, la prise en charge du premier âge des archives, celui des archives courantes[1], a été partiellement ou totalement laissée de côté. Considérée comme une fonction administrative, elle est dans bien des cas dissociée du traitement des archives historiques ou définitives[2] qui serait, lui, du ressort des archivistes professionnels.
C’est pourquoi nous vous proposons ici de vous guider pour une mise en pratique selon divers contextes dans lesquels vous pourriez vous retrouver. Il ne s’agit pas ici de proposer une alternative à la mise en place d’une politique de gestion des documents ; il s’agit plutôt de proposer des mesures préalables à l’établissement des conditions qui permettront l’établissement d’un programme complet. C’est pourquoi nous allons vous proposer ces mesures dans trois contextes différents qui correspondent plus ou moins à des situations que l’on rencontre le plus souvent dans nos pratiques :
Situation 1 : intervention minimum
Situation 2 : intervention medium
Situation 3 : intervention maximum
Nous présentons ces mesures de façon consécutive, en prenant pour acquis que le savoir de l’intervention minimum est connu lorsque vous abordez les autres situations et que celui de l’intervention medium est maîtrisé avant d’aborder la troisième situation.