Deux démarches
Ainsi que nous l’avons évoqué plus haut, l’intervention minimum de votre part dans un système de gestion des archives courantes se limitera dans la plupart des cas au passage à la phase intermédiaire et à la prise en charge des dossiers qui n’ont plus d’utilité courante dans le ou les services concernés.
Généralement, votre intervention est alors sollicitée :
dans une situation de crise
ou lors d’un événement extraordinaire :
bureau engorgé,
nouvel arrivant exigeant le “ nettoyage ” de son espace de travail,
réorganisation du service provoquant un archivage massif,
déménagements partiels ou totaux des bureaux,
etc.
Pour corser les choses, on vous demandera généralement d’intervenir au plus vite.
Deux démarches sont alors possibles :
La démarche “ réactive ” : on fait appel à vos compétences professionnelles ; vous devrez alors faire preuve de réactivité et d’efficacité, d’autant qu’on vous demandera généralement d’intervenir au plus vite et d’effectuer le travail rapidement .
La démarche “ active ” : vous avez eu vent des réorganisations/déménagements/changements de personnel (ce qui suppose que vous connaissez bien votre environnement) ; à vous de saisir ces occasions pour intervenir et persuader les producteurs de vous confier les dossiers dont ils n’ont plus besoin ; cela vous donnera aussi la possibilité de nouer des contacts pour revenir plus tard à la charge afin d’intervenir plus en amont et, le cas échéant, proposer votre expertise pour mettre en place ou améliorer le système de gestion.
L’une et l’autre démarches font appel à la même procédure de travail : la préparation d’un versement d’archives.
Etudions l’élaboration de cette procédure (ou outil).
