Module 15 - Section 4 : Situation 2 : intervention medium

Dans cette section, celle dite de l'intervention medium, nous nous plaçons dans un contexte différent, celui où vous agissez comme conseiller pour accomplir essentiellement des tâches de conception ou d’aide à la conception des outils permettant à des systèmes de gestion des documents de fonctionner.

On rencontre surtout cette situation dans des structures où la gestion des documents est décentralisée et nécessite donc une coordination. Ces fonctions peuvent aussi être exercées par le service des archives qui est alors habilité à jouer un rôle de conception et de conseil.

Dans ce contexte, on doit aussi inclure des activités de formation : dans la mesure où la gestion des documents est souvent effectuée -du moins pour un certain nombre de tâches- par des non professionnels du domaine (documentalistes, secrétaires, agents administratifs, voire producteurs eux-mêmes), il convient de les former à l’utilisation des outils (par exemple : outil d’enregistrement, plan de classement, application du tableau d’archivage/ calendrier de conservation).

Nous vous proposons dans ce chapitre l’élaboration d’une procédure que vous adapterez à votre situation particulière : sélectionner les documents (critères et méthodes).

Afin de mener à bien la sélection des documents, après évaluation, les archivistes ont pris l'habitude d'élaborer des tableaux d'archivage^[1]/calendriers de conservation^[2] donnant la liste des dossiers ou documents produits et reçus et fixant pour chacun d'entre eux :

• le délai d'utilité administrative^[3],

• le traitement final,

• les modalités de tri à leur appliquer.

De tels tableaux peuvent porter sur les documents d’une administration, d’un service, d’une institution ou d’une fonction administrative.

Cependant, la définition des documents à conserver de manière temporaire ou définitive n’est pas du seul ressort de l’archiviste ou du gestionnaire de documents: elle doit se faire de concert avec les services concernés car eux seuls connaissent en effet leurs besoins en matière de fonctionnement et de conservation des documents qu’ils ont produits.