Les éléments à prendre en compte
Plusieurs éléments doivent entrer en ligne de compte dans la réflexion que vous allez entreprendre :
le caractère unique ou non du document ou du dossier examiné ;
sa nature : original ou copie ;
la connaissance de la procédure administrative qui est à l’origine des documents et de leur valeur administrative ;
le niveau hiérarchique de l’échelon producteur ;
le témoignage qu’apportent les documents sur le fonctionnement du service ;
la densité de l’information fournie ;
le caractère général ou individuel de l’information ;
la nature et la qualité du support ;
le mode de classement dans le service ;
le volume des documents, à contrebalancer avec leur intérêt ;
le contexte événementiel ;
la connaissance des tendances et des besoins de la recherche.
Méthode : Je me pose des questions :
Quelle est la différence entre évaluation et sélection ? (voir aussi module 6 section 3)
La réponse est simple : il faut d’abord déterminer les différentes valeurs d’un document (valeur directe/primaire, c’est-à-dire utilité pour le service, et valeurs indirectes/secondaires, à savoir utilité pour les historiens, les citoyens, etc.), avant d’être capable de sélectionner les documents à conserver ou à détruire.
J’ai entendu parler de “ durée d’utilité administrative ” : est-ce un critère de sélection ?
Non.
Lorsque les dossiers sont clos et n’ont donc plus d’utilité courante, certains peuvent encore être nécessaires au service pendant un certain temps : cela s’appelle la durée d’utilité administrative[1].
Le service qui a produit les dossiers doit alors les conserver sur place pour trois raisons:
le dossier fait preuve en cas de contentieux (valeur de justification) ;
le dossier permet la continuité d’une action administrative (valeur de précédent) ;
le dossier est une source d’information indispensable comme aide à la prise de décision (valeur de référence).
Cette durée peut varier en fonction de la procédure ou de l’affaire concernée.