La clé d'une bonne gestion
Vous avez été nommé gestionnaire de documents/responsable des archives courantes du service ou du bureau dans lequel vous êtes affecté(e).
Pour une même activité, voilà cependant deux situations bien différentes :
dans la première vous allez exercer vos fonctions à temps plein,
alors que dans la deuxième, la gestion des archives vient s’ajouter à d’autres responsabilités.
Le résultat doit être le même : une gestion courante de l’information efficace et opérationnelle, des dossiers bien classés et prêts à l’emploi, etc. Nous sommes dans la situation que nous avons appelée intervention maximum.
Dans les deux cas, vous devrez faire en sorte que les documents produits ou reçus par votre service ne deviennent pas un vrac informe. Pour y arriver, vous devrez :
veiller à ce que les dossiers soient classés dans un ordre cohérent : vous devrez donc préparer, faire valider et mettre en application ce que l'on appelle un plan de classement,
veiller à ce que les documents qui vont rentrer ou sortir de votre service soient repérés, par exemple à l'aide d'un système d'enregistrement,
veiller à ce que les dossiers soient soigneusement tenus, aussi bien dans leur apparence extérieure que dans leur contenu.
La clé d'une bonne gestion des archives de votre service sera le plan de classement, associé au tableau d'archivage. Dans ce cas, en effet, vous n'aurez plus à vous poser de questions. Il vous suffira de prendre régulièrement vos dossiers dans l'ordre du plan de classement et de procéder aux opérations que nous avons décrites précédemment : éliminations, versements.
Nous vous proposons dans ce chapitre l’étude d’une procédure (ou outil) : l’élaboration d’un plan de classement (comment faire?).
Il existe plusieurs façons de classer des documents, quel que soit le support de ceux-ci. Il faut bien réfléchir avant de choisir la bonne méthode. On classe en effet non pas pour ranger un document, mais pour le retrouver : un document mal classé est un document perdu. Par ailleurs, l'application d'une mauvaise méthode est souvent difficile à rattraper.
Ce chapitre va donc proposer aussi bien l’élaboration d’un outil professionnel (le plan de classement) que des fiches conseil pour vous organiser si vous n’êtes pas véritablement un gestionnaire de documents/responsable des archives courantes. Dans ce cas, si votre administration ou l’entreprise dans laquelle vous travaillez dispose d’un service d’archives [bien organisé], n’hésitez pas à prendre contact pour des conseils plus précis, ou tout simplement pour mettre en place une relation professionnelle : au moment où vous devrez effectuer un versement, vous n’en aurez que plus de facilité.
