3.2. Comment tenir en ordre l'intérieur du dossier ?
Il ne s'agit pas, une fois le dossier ouvert, d'empiler les documents sans ordre ni méthode, puis de l'oublier dans un coin.
Quelques opérations simples, pratiquées au jour le jour, permettent d'avoir des dossiers bien tenus :
à l'intérieur du dossier, il faut suivre un ordre interne ; on a déjà vu qu'un dossier complexe peut être divisé en plusieurs sous-dossiers, mais parfois l'ordre chronologique simple suffit : le document le plus ancien se trouve au-dessous, les papiers venant s'accumuler au fur et à mesure de leur arrivée ;
conserver les documents en ordre à l'intérieur des dossiers après chaque utilisation (respect des sous-dossiers et de l'ordre chronologique) ;
éliminer d'emblée les documents inutiles : doubles, brouillons, imprimés ou formulaires vierges, prospectus, documents pour information ;
ne pas extraire de documents des dossiers en cours pour constituer une documentation, mais en prendre des photocopies et remettre les documents en place ; si on prélève un document à l'intérieur d'un dossier
même pour une courte période, le remplacer par une fiche d'emprunt ou de déplacement de couleur vive indiquant en faveur de qui l'emprunt a été effectué, ainsi que les éléments permettant d'identifier le document prélevé (titre et date) ;agrafer ensemble une lettre et sa réponse, un bordereau et sa pièce jointe ;
éviter certaines fournitures nuisibles à la préservation des documents : trombones métalliques et agrafes oxydables qui rouillent ; pochettes plastiques en PVC auxquelles l'encre adhère ; scotch qui sèche, jaunit et se décolle ; élastiques qui sèchent, se cassent et collent aux dossiers.
Ces quelques recommandations peuvent paraître secondaires et insignifiantes, mais l'expérience prouve que c'est déjà à ce niveau qu'un sérieux effort doit être accompli par les utilisateurs eux-mêmes :
soit à la création des dossiers,
soit à l'occasion de l'examen d'un dossier,
soit lors d'une remise en ordre générale.
