3.1. Comment constituer un dossier ?
Dès qu'une affaire commence , il faut constituer un dossier qui lui correspond.
Ce dossier sera identifié par différents critères, toujours les mêmes pour pouvoir travailler avec méthode :
un titre ou un intitulé : celui-ci doit décrire, de manière synthétique mais précise, le contenu du dossier ; aussi faut-il éviter de donner des titres trop généraux comme “ Divers ”, “ Affaires générales ”, “ Correspondance générale ”…ne vous laissez pas aller à la facilité, vous le regretteriez plus tard ;
des dates extrêmes, c'est à dire la date du plus ancien document et la date du document le plus récent ; cela permet d'éviter les confusions entre deux dossiers portant le même titre, mais concernant deux périodes différentes (pour des réunions de conseils d’administration, par exemple);
on peut ajouter d'autres éléments en fonction du type de classement adopté : un numéro d'ordre ou une cote si on a choisi d'utiliser un plan de classement ou bien le type de document dont il s'agit, etc.
Trois points doivent être pris en compte lors de la constitution du dossier :
si un dossier est trop complexe, il peut être subdivisé en plusieurs sous-dossiers ; mais on n'oubliera pas de donner un titre à chaque sous-dossier (en les rattachant au dossier principal) ;
il convient d'éviter la multiplication et l'éparpillement des dossiers, ce qui peut être la conséquence d'un classement trop détaillé ou mal adapté, mais aussi d'un manque de méthode qui amène à ouvrir de nouveaux dossiers sans qu'on ait pris la peine de vérifier s'il en existait déjà ; cela peut également arriver lorsqu’on est mal informé sur une affaire qui peut être abordée sous des angles différents ;
il faut veiller à la présentation matérielle du dossier : chemise propre et bien identifiée, dossier pas trop épais, permettant un maniement aisé (on peut scinder un dossier en deux parties, en prenant soin de reporter sur la deuxième partie les mêmes indications que sur la première).