1.1.4. Le fonds
Tous les documents, pièces et dossiers, de toutes natures, matériels ou numériques, réunis et conservés par une personne ou une institution au cours de ses activités forment un tout organique que l'on appelle un fonds.
Aussi lorsque l'on veut désigner un fonds d'archives[1], on le fait toujours par référence à la personne (physique ou morale) qui a constitué le fonds, le producteur du fonds.
Ex. : Fonds Napoléon, Fonds du Conseil d'État, Fonds de l'université Cheik Anta Diop au Sénégal.
Un fonds d'archives est la conséquence et le résultat nécessaires et naturels de l'activité d'une personne ou d'une institution.
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C'est pourquoi, c'est l'ensemble de ces documents d'archives qui intéresse l'archiviste.
Il faut noter que le plus souvent ces documents ne sont pas forcément rangés ensemble, à commencer par les documents matériels de différents formats et supports et les documents immatériels.
Exemple :
L'ensemble des documents conservés par une personne, pour gérer sa vie et ses intérêts, conservés pour une partie dans un meuble et pour une autre dans son ordinateur forment le fonds d'archives de cette personne.
Le fonds d'archives est différent de la collection[2]. Une collection est la réunion de documents déterminée selon l'intérêt et le choix du collectionneur. Pensons aux collections d'autographes, réunies selon les goûts du collectionneur, le hasard de ses découvertes et de ses moyens financiers, mais il n'a créé lui-même aucun de ces documents et ils n'ont pas servi à ses actions.
Exemple :
Le "fonds Robert-Doisneau" est le fonds d'archives du photographe Robert Doisneau. Il est formé de l'ensemble des papiers administratifs, contrats avec les éditeurs, correspondances, voire des photographies produits dans le cadre des activités de ce célèbre photographe.
Une "collection Robert-Doisneau" sera une collection de photographies, réunissant au grè des acquisitions des clichés de ce même photographe, mais constitue un assemblage très différent de documents acquis de diverses façons qu'un musée, une bibliothèque, un collectionneur peuvent avoir rassemblé parce qu'ils s'intéressent à l'œuvre de ce photographe.
