2.3.1. Qu'est-ce qu'un archiviste ?

L' archiviste[1] est la personne qui, dans une administration ou une entreprise, est chargée du service d'archives, c'est-à-dire la politique de gestion et de conservation dans la longue durée de tous les documents, sous quelque forme qu'ils se présentent, utiles ou nécessaires au bon fonctionnement, sous tous les aspects, de cette administration et selon ses finalités.

C'est, à ce titre, que l'archiviste met en œuvre les méthodes et les techniques nécessaires à l'accomplissement de sa fonction à travers la succession des trois âges des archives.

L'archiviste conseille les secrétariats et les services sur l'organisation, le classement et la conservation des documents et des dossiers d'usage quotidien dans les bureaux, assure ou contrôle la bonne conservation des documents utiles à l'administration, à l'entreprise autant que cela est nécessaire dans le temps. En ce qui concerne les documents numériques, il participe à la création des nouveaux documents, notamment en ce qui concerne les métadonnées relatives à leur conservation et au versement automatique aux services d'archives sous une forme pérenne.

L'archiviste a donc, en permanence, un devoir de conseil, de collecte, de conservation, d'accès à qui de droit à tout document utile à un moment ou à un autre.

Il doit assurer l'authenticité des documents.

À ce titre, l'archiviste doit être une personne de confiance pour chacune des personnes de l'administration ou de l'entreprise à quelque niveau hiérarchique qu'elles se situent. Il est astreint non pas seulement au devoir de réserve et à l'exclusivité comme tout employé d'une administration ou d'une entreprise, mais au secret professionnel qui est un secret absolu comme celui du médecin, du juge ou du travailleur social.

La déontologie de l'archiviste a des implications très fortes sur sa façon d'exercer sa profession. Il doit être neutre et objectif dans l'application des règles. Sa déontologie lui interdit toute censure pour quelque motif que ce soit, comme par exemple de supprimer des documents ou des données qui devraient être conservés, de porter atteinte à leur intégrité physique et à leur authenticité ou encore de refuser la communication de documents à des personnes qui ont droit d'accès à ceux-ci.

Voir le Code de déontologie adopté par le Conseil international des archives en 1996.