4.2. Les données numériques, nouvelle forme des archives de la société de la connaissance
Le nouveau système technique introduit la donnée numérique comme la forme principale des archives numériques produites, conservées et traitées au XXIe siècle. Elle vient s'ajouter aux documents d'archives traditionnels déjà produits ou qui continuent à être produits.
Ces données massives nécessitent des dépôts d'un nouveau genre, des centres de traitement de données numériques (Data Centers), des procédures d'archivage, de conservation, de maintenance et de pérennisation particuliers imposés par les techniques, face à l'évolution accélérée des normes des machines, des supports et des logiciels.
Le numérique impose la légitimité de l'intervention des archivistes dès la création des documents. Les données numériques imposent d'adapter les règles de collecte, d'évaluation et de sélection, de description et d'indexation. La société de la connaissance conduit à repenser les conditions de la communication. Il impose la mise en ligne de documents numérisés et la présence sur les réseaux sociaux. Il permet des travaux collaboratifs avec les utilisateurs.
La fonction des services d'archives qui fournissent dans la durée des documents et des données dignes de confiance demeure, mais se trouve profondément transformée dans son exercice.
Pour les équipes des services d'archives il s'agit d'assurer l'authenticité, la sécurité de l'accès à des documents et à des données de toutes les époques, sous toutes leurs formes et leurs supports, face à la prolifération d'informations d'origines incertaines.
Cette évolution a une double conséquence. Le personnel des archives évolue vers une plus grande diversification et une plus grande spécialisation des métiers nécessaires à l'exercice de la fonction, en conservant, suivant la situation de chaque service, l'équilibre requis entre les archives matérielles et les archives numériques, ce qui a des conséquences sur sa formation.
On doit à la fois renforcer les connaissances des archivistes en histoire administrative et en informatique.
L'archivistique doit être la connaissance partagée ainsi que l'histoire, qui permet de mettre en perspective dans le temps long.
Cette révolution n'est pas propre aux Archives et aux archivistes, elle est générale. Désormais, dans de très nombreux domaines, des équipes réunissant plusieurs spécialistes de compétences différentes sont la condition de la réponse aux défis de la société de la connaissance.