Glossaire [Gestion des documents pour les administrations]

Glossaire

Archivage: Transfert de documents d'un lieu d'utilisation et de conservation à un autre entrainant un changement du mode de gestion.
Archiviste: Professionnel chargé de la gestion d'archives.
Cadre de classement: Schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série.
Classement: Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.
Collecte: Action de rechercher et de recueillir des documents, des objets, des informations.
Cotation: Attribution d'une cote de classement ou d'une cote de rangement à des documents ou à des articles.

Document: Ecrit ou enregistrement qui, par lui-même ou par son support, a une valeur probatoire ou informative.
Document numérique: Terme générique désignant tout type de document sous forme d'enregistrement électronique.
Il sʼagit donc dʼun document constitué sous forme numérique, soit de façon native/initiale, soit par numérisation de document non numérique.
Documents essentiels: Dans le contexte d'un programme de prévention en cas de sinistres, documents jugés indispensables à la poursuite des activités d'une entreprise (documentation de ses obligations et de ses droits, des droits et devoirs de ses employés et clients) et faisant l'objet de mesures de conservation particulières.
Dossier: Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.

échéancier de conservation: Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage.
Fichier: Ensemble de fiches ou d'enregistrements informatiques contenant des informations de même nature.
Format [numérique]: Ensemble des métadonnées qui définissent les caractéristiques formelles d'un document.
« Un format de document numérique est constitué dʼun ensemble de contraintes (ou règles) morphologiques (de forme) et de règles dʼinterprétation applicables au contenu du fichier (unique) ou des fichiers (multiples) composant un document numérique » (Marcoux, s.d. cité dans EBSI, 2018).
Gestion des documents administratifs: Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives.

Métadonnées: Données décrivant le « contexte, le contenu et la structure ainsi que leur gestion dans le temps » (ISO15489, 2016). On les utilise notamment pour définir les « spécifications techniques, l'organisation intellectuelle, les conditions d'utilisation, la préservation, l'échange entre systèmes et l'administration des données » (Turner, s.d. cité dans EBSI, 2018).
Microforme: Terme générique désignant tout type de support photographique utilisé pour enregistrer des micro-images, et chacun des exemplaires réalisés.
Migration: Action de transférer des documents d'un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité

Producteur d'archives: Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.
Transfert des connaissances: Le transfert des connaissances est un “un processus dynamique qui réfère à l'ensemble des activités et des mécanismes d'interaction favorisant la diffusion, l'adoption et l'appropriation de nouvelles connaissances” (Institut national de santé publique du Québec, s.d.).
Type de document: Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, matériel (par exemple: aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération...).