Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Cette section est largement inspirée de l'ouvrage suivant : Couture, Carol; Rousseau, Jean-Yves. Les archives au XXème siècle. Une réponse aux besoins de l'administration et de la recherche. Presses de l'Université de Montréal. 1982, pp. 163-168.

Nous avons conservé le terme « cycle de vie » habituellement utilisé en archivistique pour décrire la période de conservation d'un document. Il est à noter que dans plusieurs systèmes, le terme « cycle de vie » renvoie plutôt au cycle de production d'un document, de ses phases préliminaires, jusqu'à son approbation finale.

Ce module vise l'organisation et la gestion des documents en fonction des besoins de la clientèle administrative, qui sont différents de ceux des chercheurs. À cet effet, nous avons utilisé le terme « documents» plutôt que « archives » simplement parce que c'est habituellement le terme utilisé par la clientèle administrative, soit les employés dans les bureaux. Retenez que le terme « documents » est utilisé au sens des termes « archives courantes » et « archives intermédiaires » ou encore « document d'activité », terme utilisé dans la norme ISO 30300.

Le terme « Institution » est utilisé à titre générique pour identifier tout type d'organisme, d'organisation, d'entreprise ou d'association dont les employés œuvrent à remplir une mission

Le format PDF/A est défini dans la norme ISO 19005 et permet la conservation pérenne de fichiers numériques ou numérisés