2.1.3. Reconstituer les fonds mélangés par erreur
Il faut bien distinguer la provenance physique des documents de leur provenance archivistique, déterminée par l’identification de leur producteur.
Il faut éventuellement séparer des fonds qui se seraient trouvés mélangés accidentellement parce que conservés dans les mêmes locaux.
Exemple :
Une partie du fonds d’archives de la Chambre des métiers de X a été localisée à un moment donné à l’évêché dans la même ville et y a été oubliée.
Lors d’un dépôt des archives de l’évêché au centre des archives, cette partie de fonds risque d’être agrégée aux archives de l’évêché si on se fie à la seule provenance physique des documents.
L’archiviste devra dès l’enregistrement[1] de l’entrée bien examiner si dans un ensemble de même provenance physique ne se trouvent pas plusieurs fonds produits par des producteurs différents.
En revanche, on n’agira pas ainsi pour un fonds dont le producteur aurait été pour une raison historique non accidentelle, détenteur du fonds ou d’une partie du fonds d’un autre producteur.
Ce cas est fréquent dans un fonds de famille : on peut hériter des archives d’un parent. Dans ce cas, le fonds de ce parent devra être clairement identifié, mais à l’intérieur du fonds de celui qui en a hérité et non au même niveau que le sien.
De même, dans des archives d’entreprises ou d’associations, on peut trouver des fonds différents à la suite de fusions ou de dévolutions : une association avant de se dissoudre peut disposer de ses biens – et de ses archives – en faveur d’une autre association.