5.1. Identifier les subdivisions du fonds
À partir de l’analyse de l’existant, l’archiviste doit identifier les parties et sous-parties structurant organiquement le fonds :
en regroupant les fiches ou les données informatiques par thèmes,
en faisant le lien entre les informations recueillies sur le producteur et les documents contenus effectivement dans le fonds (des fonctions peuvent ne pas être représentées).
À ce stade du traitement, différentes questions doivent être posées :
les dossiers analysés proviennent-ils tous du même fonds ?
le fonds est-il dans son ordre originel ?
l’ordre dans lequel les dossiers ont été versés au service d’archives est-il logique ?
quelles sont les différentes subdivisions du fonds (sous-fonds, séries et sous-séries organiques le structurant) ?
L’archiviste doit donner à chaque subdivision un intitulé[1], bref et représentatif, qui constituera dans le corps de l’instrument de recherche autant de titres et de sous-titres de parties et de sous-parties.
Ces niveaux de classement peuvent eux-mêmes comprendre un nombre indéfini de niveaux intermédiaires, selon la complexité du fonds.