Glossaire [Classement et cotation des archives définitives]

Glossaire

Analyse: Opération consistant à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l'information contenue dans un document ou un ensemble de documents (de la pièce au fonds), du bordereau à l'inventaire. Par extension, le résultat de cette opération.
Archives définitives: Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
Archiviste: Professionnel chargé de la gestion d'archives.
Article: Unité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documents d'archives; de ce fait, il porte la cote. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers)
Boîte d'archives: Unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d'une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d'archives, et à en faciliter la manutention et le rangement sur les rayonnages des magasins. Appelée communément carton.
Bordereau de versement: Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire.

Cadre de classement: Schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série.
Centre d'archives: Service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d'une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.
Chemise: Feuille de papier fort ou de carton mince pliée en deux servant à regrouper matériellement des documents relatifs à un même objet ou à isoler et conserver un ou plusieurs documents lors du classement et de l'inventaire.
Classement: Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.
Conditionnement: Opération consistant à placer des documents d'archives dans des contenants appropriés de façon à assurer leur conservation.
Conservation matérielle: Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer l'intégrité physique des documents.
Cotation: Attribution d'une cote de classement ou d'une cote de rangement à des documents ou à des articles.
Cote: Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque document ou article à des fins de classement ou de rangement.

Description: Ensemble des opérations d'identification d'une unité archivistique, de sa description matérielle au contexte de sa production en passant par l'analyse du contenu et l'indexation. L'expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat.
Document d'archives: Ecrit ou enregistrement créé ou reçu par une personne physique ou morale dans l'exercice de son activité.
« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans lʼexercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » (ISO30300, 2020).
Dossier: Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.

Enregistrement: Inscription d'un acte sur un registre officiel destinée à en garantir l'authenticité et la publicité et le résultat de cette action ; par extension, inscription intégrale ou par extrait sur un registre ou sur otut support durable destiné à garder trace d'une opération.
Fonds d'archives: Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.
ISAAR (CPF): Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles.
ISAD (G): Norme générale et internationale de description archivistique qui fournit, dans le cadre du respect des fonds, une structure type de description pour les archives de toute forme, de tout support et de toute époque.

Pièce: Document ou partie de document individualisé (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...)
Plan de classement: Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un service d'archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.
Préservation: Terme générique désignant l'ensemble des procédés et mesures destinés à assurer la protection physique des archives contre tous les agents de détérioration.
Producteur d'archives: Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.
Provenance: La relation entre des documents et les organisations ou les individus qui les ont créés, reçus et utilisés dans le cadre de leurs activités.
Provenance: Identifie l'organisme producteur ou créateur des archives ou l'organisme qui lui a succédé.

Rangement: Opération matérielle consistant à mettre en ordre des documents ou des articles.
Récolement: Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d'archives ou un fonds. Désigne aussi l'opération destinée à vérifier l'intégralité des fonds et collections d'un service d'archives périodiquement ou lors du changement de responsable d'un service d'archives.
Respect des fonds: Principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d'origine.
Restauration: Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.

Série: Division primaire d'un cadre de classement.
Série: Ensemble de pièces ou de dossiers de même nature à l'intérieur d'un fonds d'archives. Dite aussi série organique.
Tableau d'archivage: Document réglementaire établi par l'administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d'une fonction administrative, et fixant pour chacun d'entre eux le délai d'utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer. Voir 'Echéancier de conservation'.
Titre: Terme utilisé couramment pour désigner l'intitulé d'un document ou d'un dossier généralement donné par son auteur.
Type de document: Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, matériel (par exemple: aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération...).