4.2. S'informer sur la structure du fonds
Avant de prendre connaissance de l’ensemble du fonds, l’archiviste doit :
dresser un bilan des traitements précédemment opérés sur un fonds (fonds partiellement classé ou non, cotation ancienne, fonds déjà communiqué au public),
s’informer sur les prescriptions réglementaires en matière de tri, de classement et de cotation,
prendre l’exemple d’inventaires d’autres services d’archives.
L’archiviste doit ensuite effectuer un repérage du fonds de façon à avoir une vision d’ensemble du contenu qui permettra ensuite d’élaborer un plan de classement.
Cette opération consiste à :
collationner les dossiers avec le document de transfert quand il existe (bordereau de versement, état sommaire joint à un contrat de dépôt, etc.) ;
vérifier que les titres sur les chemises correspondent bien au contenu réel des dossiers ;
si un bordereau de versement (ou tout autre état sommaire) n’est pas disponible, recenser le contenu de chaque dossier, en le décrivant sommairement sur fiche puis en lui attribuant un numéro provisoire (de 1 à l’infini : cette numérotation provisoire, affectée à chaque fiche et reportée sur la chemise du dossier, permettra d’identifier les dossiers en attendant leur cotation définitive) ;
dans certains cas, si aucun classement n’est disponible, effectuer dans le même temps une collation (certains services préfèrent le terme de “récolement[1]”) et une ventilation en regroupant les dossiers par thèmes ou par activités principales : ce dernier cas est intéressant pour les petits fonds ou pour les fonds plus importants si l’on travaille en équipe et si, surtout, on se consacre à plein temps ou de façon très régulière aux travaux de classement.
Que ce soit par des méthodes manuelles ou par le biais de logiciels informatiques d’aide au classement, la procédure reste la même. Les fiches devront faire ressortir différentes notions qui serviront ultérieurement à l’établissement du plan de classement (la norme générale et internationale de description archivistique ou ISAD(G)[2] peut aider à structurer ces fiches) :
Numéro provisoire
Producteur
Intitulé (= objet principal)
Analyse succincte (informations complémentaires par rapport à l’intitulé, comme la typologie des documents)
Dates extrêmes.
Cette prise de connaissance du fonds s’accompagne d’un traitement interne des dossiers, proportionnel à leur intérêt et au temps dont on dispose :
élimination des pièces sans valeur administrative ou historique (doubles et multiples copies inutiles, papiers de corbeille, documents reçus pour information mais sans intérêt pour la conduite d’une affaire, versions intermédiaires d’études et de rapports ne portant que sur des points de détail, etc.) ;
mise en ordre : regrouper les lettres et leurs réponses, rassembler les pièces au sein de sous-dossiers correspondant aux divisions logiques des dossiers, scinder les dossiers trop volumineux en s’appuyant sur les sous-dossiers qui constitueront autant d’articles particuliers.
